7 preguntas que debes hacerte antes de presentar tu presupuesto anual
La preparación y presentación del presupuesto anual de la empresa es una tarea de gran importancia para cualquier organización, que suele recaer en el CFO o en el controller, ya que él se expresan, en términos económicos y financieros, los objetivos de ventas y los recursos económicos necesarios para su consecución.
Los presupuestos constituyen una herramienta de planificación y control determinante para agilizar la toma de decisiones, ya que los directivos pueden simular en función de los diferentes escenarios que se formulen, el impacto que tendrá en el negocio cada uno de dichos escenarios, pudiendo así determinar la capacidad de respuesta de la empresa.
El control presupuestario es uno de los más importantes sistemas integrados de control de la actividad económico-financiera de la empresa, ya que nos permite entre otras cosas:
- Comparar los datos reales con los objetivos fijados.
- Cuantificar e interpretar las posibles diferencias.
- Fijar objetivos a corto y a largo plazo.
- Asignar prioridades a la hora de asignar recursos.
- Adoptar medidas correctoras si se producen desviaciones del presupuesto.
- Vertebrar a toda la organización en la consecución de los objetivos, los cuales deben ser alcanzables y gozar del máximo consenso.
Antes de presentar los presupuestos, es conveniente realizarse una serie de preguntas.
1. ¿Qué grado de alcance van a tener los presupuestos?
La contabilidad de la empresa tiene que estar preparada para el seguimiento de los presupuestos. Este seguimiento puede ser a nivel general o pormenorizado, de manera que se debe conocer hasta qué nivel de desglose se van a realizar los presupuestos. Es decir, si la empresa tiene contabilidad analítica, los presupuestos pueden llegar a este nivel, o quedarse en un nivel más general, en el que los presupuestos se comparan con los Estados Económico-Financieros que emanan de la contabilidad financiera.
2. ¿Es un presupuesto realista?
El presupuesto anual de una empresa no es una carta a los Reyes Magos. La magia de los presupuestos emana de un profundo análisis y reflexión sobre las fortalezas, debilidades y capacidades de la empresa, teniendo en cuenta sus datos históricos.
Una cosa es lo que queremos conseguir y otra lo que podemos conseguir, de manera que los presupuestos tienen que ser realistas. Además, si los objetivos que se marcan en los presupuestos son inalcanzables, puede cundir en desánimo en la organización.
Si las previsiones de demanda no son realistas, el resto del presupuesto tampoco lo será.
3. ¿Es un presupuesto flexible?
Los presupuestos deben de estar dotados de cierta elasticidad. No se trata de modificarlo a la primera de cambio, ya que su razón de ser es actuar sobre sus desviaciones, pero debe existir un margen de adaptación en función de determinadas circunstancias.
Si en el presupuesto se tienen en cuenta determinadas variaciones que se pueden producir en la demanda de bienes y servicios, será más fácil poder ajustar los volúmenes de producción y sus gastos asociados, en función de los diferentes escenarios que se den.
Si nuestro presupuesto es flexible, estaremos preparados para escenarios difíciles, pero también para escenarios en los que se produzcan incrementos significativos de la demanda y la empresa necesite reforzar su capacidad productiva.
En este tipo de presupuestos hay dos partes, una fija y una variable, ya que hay costes fijos que no pueden variar, mientras que hay otra parte de costes que puede variar a lo largo del año.
4. ¿Contamos con el compromiso de los directivos clave de la organización?
A la hora de definir los objetivos, tanto generales, como de los diferentes departamentos y áreas, es conveniente contar con el máximo consenso entre los principales directivos implicados. Un consenso que también debe llegar a los recursos que se asignarán para facilitar la consecución de los objetivos. Sin este consenso, será más difícil el cumplimiento de los objetivos, la recogida de datos y el seguimiento de los presupuestos.
Para minimizar los problemas que puede acarrear la falta de consenso, es conveniente contar con un software que facilite la automatización de la elaboración y seguimiento de los presupuestos.
5. ¿Qué periodo van a abarcar los presupuestos?
El periodo mínimo que deben abarcar los presupuestos es de un año, que debe desglosarse en doce meses para facilitar su seguimiento, aunque es deseable una visión más a largo plazo acorde con el Plan Estratégico de la Empresa.
6. ¿Voy a hacer un seguimiento de los presupuestos?
Realizar los presupuestos no es una obligación, ya que no lo exige la legislación mercantil. Por ello, si una vez realizados, no se realiza un seguimiento para verificar su cumplimiento y no se analizan las desviaciones que pudieran producirse, hubiese sido mejor dedicar el tiempo a otra cosa.
Si no se controlan las desviaciones del presupuesto y tampoco se toman medidas correctoras, el trabajo empleado en el presupuesto de poco habrá valido.
Sin embargo, es relativamente frecuente, que en las empresas en las que se realizan los presupuestos en hojas de cálculo, su seguimiento pueda experimentar dificultades. Entre estas dificultades pueden haber pérdida de datos y complicarse la adaptación de un presupuesto flexible a los diferentes escenarios que puedan surgir.
Para facilitar el seguimiento de los presupuestos, se debe contar con un software que facilite la automatización de todo el proceso.
7. ¿Cuento con el software adecuado para comparar datos reales con presupuestados?
Todavía hay quien confía la confección de los presupuestos a las hojas de cálculo, siempre será mejor eso que nada. Sin embargo, contar con un software fiable que facilite la elaboración de los presupuestos anuales de la empresa y la planificación financiera es clave para compañías de cierto tamaño. Algunas de las características que debe cumplir este tipo de software serian:
- Facilitar la automatización de los procesos de elaboración de los presupuestos.
- Facilitar la gestión de un presupuesto flexible que se pueda adaptar a diferentes escenarios.
- Facilitar una planificación dinámica mensual, trimestral y anual.
- Facilitar la elaboración de presupuestos a nivel analítico.
- Facilitar el análisis de las desviaciones.
El software de planificación financiera y presupuesto de LucaNet es una solución inteligente, fácil de usar y transparente de la que puedes beneficiarte, ya que otorga a sus usuarios todo tipo de facilidades para que cuenten en todo momento con la mejor información para la toma de decisiones empresariales.
