7 puntos clave para optimizar el proceso del cierre contable anual de una gran empresa
No es lo mismo el cierre contable de una gran empresa que el de una pyme, por lo que las aplicaciones que soportan los cierres de la contabilidad anual de las grandes empresas tienen que cumplir unos requisitos mucho más exigentes, para así poder satisfacer las necesidades de sus directivos.
La fecha de cierre del ejercicio contable de la mayor parte de las empresas se acerca, ya que salvo excepciones, lo habitual es realizar el cierre del ejercicio contable con fecha del próximo 31 de diciembre, aunque este proceso se puede prolongar durante los primeros meses del año.
Recordemos que los administradores de la sociedad están obligados a formular, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social, las cuentas anuales, el informe de gestión, que incluirá, cuando proceda, el estado de información no financiera, y la propuesta de aplicación del resultado, así como, en su caso, las cuentas y el informe de gestión consolidados (Artículo 253 de la Ley de Sociedades de Capital). Por lo tanto, con carácter general la fecha limite será el 31 de marzo de cada año, salvo en aquellos casos en los que el ejercicio social no coincida con el año natural.
Este hito será vivido por algunos responsables de la contabilidad y directores financieros (CFO) con cierto grado de ansiedad y estrés, mientras que otros llevarán este proceso mucho más relajadamente.
Y es que mientras algunos directivos preparan sus hojas de cálculo, para la realización de determinadas tareas del cierre contable, otros saben que gracias a la potencia de su software, este proceso se llevará a cabo de una manera natural y sin mayores complicaciones.
Para la realización del cierre contable de una gran empresa hay que tener en cuenta, entre otros, los siguientes puntos clave:
1. Realizar los ajustes contables propios del cierre del ejercicio
Los ajustes contables más corrientes que se deben realizar de cara al cierre del ejercicio, suelen ser los siguientes:
- Periodificaciones. La empresa debe efectuar los ajustes contables precisos para que al hallar el resultado se incluyan todos los ingresos y gastos devengados en el período.
- Pérdidas por deterioro de valor, que pudieran sufrir los activos de la empresa. En este sentido hay que tener claros los supuestos que deben darse para la deducibilidad de las pérdidas por deterioro de los créditos, derivados de posibles insolvencias de deudores.
- Provisiones y contingencias por riesgos que pueden afectar a la empresa.
- Existencia de ingresos y gastos a distribuir en varios ejercicios.
- Variación de existencias. La realización del asiento de variación de existencias se realiza para corregir el resultado del ejercicio, al trasladar a la cuenta de resultados los consumos de existencias.
- Ajustes por revalorización de activos y pasivos. En ocasiones, existe la obligación legal de contabilizar la revalorización de activos y pasivos, en cuyo caso hay que realizar un ajuste por la revalorización producida a cierre del ejercicio.
- Reclasificación de largo plazo a corto plazo de las deudas del balance.
- Contabilización del impuesto de sociedades.
- Revisión de inmovilizados y cálculo de amortizaciones. La mayor parte de las grandes empresas tienen procedimientos para el control de sus inmovilizados, pero si no es así, se debe comprobar que los inmovilizados que se reflejan en la contabilidad se encuentran en la empresa y siguen siendo operativos.
Además, la empresa debe realizar las amortizaciones, cuya finalidad es imputar el desgaste o depreciación del activo en la medida en la que haya contribuido a generar ingresos para la empresa. Las grandes empresas suelen realizar las amortizaciones de forma mensual para no distorsionar el reporting que realizan mensualmente o trimestralmente.
2. Automatización de la consolidación financiera
La automatización de los procesos de consolidación financiera de forma integrada con el software contable, reduce notablemente la carga de trabajo de los directores financieros.
Para la formulación de las cuentas consolidadas se deben realizar los siguientes pasos:
- Homogeneización.
- Agregación.
- Ajustes de consolidación o eliminaciones.
El software de consolidación financiera de LucaNet, facilita este proceso a través de las siguientes funcionalidades:
- Automatización total de todos los pasos de la consolidación y de las estructuras de grupo de cualquier profundidad.
- Facilita una representación fiable de la consolidación de forma simultánea y escalonada.
- Facilita la consolidación de la matriz (consolidación de segmentos, unidades de negocio, regiones, etc.).
- Facilita la presentación de cambios en el ámbito de la consolidación.
- Permite la presentación simultánea de normas de contabilidad.
- Facilita la operativa con monedas extranjeras.
- Facilita la presentación del estado de flujos de efectivo consolidado.
- Facilita la inserción de notas en la memoria.
3. Integración de todos los estados contables
La integración entre el estado de pérdidas y ganancias, el balance y el estado de flujo de efectivo de cara a la planificación financiera y el cierre contable es clave para ganar fiabilidad en los procesos financieros. Una integración entre estos tres estados es posible con soluciones FPM, de manera que basándose en las transacciones, los tres estados financieros individuales pueden rellenarse de forma automática.
4. Utilizar aplicaciones de Disclosure Management
Para optimizar el proceso de cierre en grandes empresas y en empresas cotizadas, es necesaria la utilización de soluciones de Disclosure Management o reporting normativo, que faciliten no solo el cierre contable y financiero, sino también la emisión de distintos tipos de informes, en diferentes formatos.
Las aplicaciones de reporting normativo automatizan el proceso de emisión de informes y proporcionan a este proceso funcionalidad, versatilidad, seguridad y fiabilidad.
Estas aplicaciones facilitan la unión y procesamiento de diferentes tipos de datos, procedentes de diversas fuentes, para luego reportarlos mediante distintos tipos de informes, que pueden extraerse en diferentes formatos, en un entorno que pueda ser auditado.
Las soluciones de Disclosure Management automatizan y aceleran el cierre y el reporting financiero y normativo, reduciendo de esta manera su coste, al agrupar diferentes procesos financieros en un único entorno. Además, la automatización de procesos es clave para ganar fiabilidad, mejorar el control y dotar a todo el proceso de transparencia.
5. Facilitar la creación de un workflow para agilizar y facilitar el proceso de cierre contable
Un workflow diseñado a la medida de las necesidades de la organización facilitará la colaboración y el flujo de trabajo entre varias personas y diferentes equipos, agilizando de esta manera el proceso de cierre. Un workflow de trabajo permite estructurar la información en diferentes fases de evolución (inicial, en proceso, análisis y completado) y permite definir perfiles de usuario para cada fase del workflow, para que cada usuario pueda realizar su contribución al cierre contable, manteniendo la segregación de funciones requerida por la auditoría.
6. Preparar la auditoría de cuentas
En una gran empresa el director financiero o CFO sabe cuáles son los principales puntos que revisarán los auditores, por lo que de cara al cierre contable, estos puntos deben ser previamente revisados por la empresa. Entre estos puntos podemos destacar los siguientes:
- Conciliación de la cifra de gastos de personal. Se debe conciliar con la cifra incluida en el modelo 190 de retenciones e ingresos a cuenta sobre rendimientos del trabajo.
- Conciliación de las bases de IVA declaradas en los modelos de IVA. Se deben conciliar con las ventas y los gastos registrados en la contabilidad.
- Conciliación de los saldos de las cuentas contables bancarias. Se deben conciliar con el saldo de los extractos bancarios. Las empresas que incorporan los extractos bancarios directamente a su contabilidad, ya tendrán realizada esta conciliación, pero tendrán que revisar que todos los apuntes bancarios traspasados tengan correctamente registrada su contrapartida.
- Revisión del balance de sumas y saldos. Con esta revisión se comprobará la integridad de los saldos de todas las cuentas contables de la empresa, con especial incidencia en los saldos de clientes y proveedores.
- Saldos con compañías de grupo. La revisión de los saldos con compañías del grupo suele ser un punto al que prestan especial atención los auditores, por lo que la empresa debe tener conciliadas tanto las transacciones (ingresos o gastos) del ejercicio, como los saldos vivos a cierre de ejercicio.
- Arqueo de caja. El dinero que hay físicamente en las cajas de la empresa debe coincidir con los saldos que se reflejan en las diferentes cuentas contables de caja que pueda tener la empresa.
- Revisiones específicas. Se deben revisar los puntos clave que afecten a la contabilidad por su pertenencia a un sector determinado o por las características diferenciales de la empresa.
7. Facilitar el trabajo de los auditores de cuentas
Las grandes empresas al estar sometidas a la realización de una auditoría de cuentas, tienen que facilitar el trabajo de los auditores, para que estos puedan emitir su informe en el plazo establecido para ello.
Según el artículo 210 del Real Decreto Legislativo 1564/1989, de 22 de diciembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Sociedades Anónimas, los auditores de cuentas dispondrán como mínimo de un plazo de un mes, a partir del momento en que les fueron entregadas las cuentas firmadas por los administradores, para presentar su informe.
Para facilitar el trabajo de los auditores es clave contar con un software que facilite permisos detallados para realizar revisiones de auditoría, de manera que los auditores puedan conocer la trazabilidad de las operaciones directamente, con el consiguiente ahorro de tiempo, tanto para la empresa, como para los auditores. Este concepto de permiso permite controlar mejor el acceso a las revisiones de auditoría y realizar un mejor seguimiento de los cambios realizados.
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