Acelere sus procesos financieros con un software FPM (Por qué FPM 2/6)

El fin de cada mes y de cada año es el periodo más estresante para controllers financieros y contables, ya que no solo tienen que preparar la consolidación a tiempo, sino que también tienen que asegurarse de que el resultado sea de gran calidad. La recopilación de datos, la armonización, la calidad de los datos y la consolidación y creación de informes de los mismos requiere una gran inversión de tiempo.

Un software de Financial Performance Management (FPM) puede proporcionar una solución para crear procesos más rápidos y efectivos. Aquí es cuando nos planteamos la cuestión: ¿cómo es posible automatizar datos financieros y al mismo tiempo acelerarlos?

Esta publicación corresponde con la parte dos de nuestra serie ¿Por qué FPM?. ¿Ha leído ya la primera publicación de nuestro blog sobre las ventajas de integrar sus procesos financieros? Si la respuesta es no, eche un vistazo aquí:

¿Es buena idea integrar sus procesos financieros? Por qué FPM (1/6)

¿Qué son los procesos financieros?

Echemos un vistazo a los procesos de cierre financiero y creación de informes. El diagrama de procesos que se encuentra más abajo muestra en detalle cómo suelen ser los procesos financieros en sociedades. Estos flujos de trabajo suelen comenzar en el departamento de contabilidad local y cada una de las entidades de un grupo. Estas deben proporcionar sus datos financieros al grupo. Tras haber enviado los datos, es necesario armonizarlos y verificarlos. En el caso de que existan inconsistencias, los pasos del proceso previos se repiten hasta que se cumpla el mínimo nivel aceptable de calidad de datos.

Una vez que la calidad de los datos haya alcanzado un nivel aceptable, se completan los estados financieros individuales y se fijan los libros de estadística. Después, la consolidación se pone en marcha con la reconciliación interco. Si aparecen diferencias interco, estas deben solucionarse con los contables locales, lo que hace que el proceso comience otra vez desde el principio. Una vez que la consolidación se haya terminado, ya se pueden generar los informes.

¿Cuáles son los beneficios de un software FPM para acelerar los procesos financieros?

Un software FPM ayuda a contables y controllers a dar forma al proceso de manera más eficiente, a mejorar la calidad de los datos y a automatizar de forma general los procesos financieros.

A continuación le mostramos una vista general de los 4 beneficios principales que proporciona un software FPM si desea acelerar sus procesos financieros.

Ventaja 1: Punto de veracidad único

Al integrar sistemas ERP locales en una solución FPM centralizada se establece un punto de veracidad único. Así desaparece la necesidad de exportar datos a Excel o a cualquier otro software. Se reduce el trabajo manual y se minimizan los errores de formateo. La posibilidad de subir los datos financieros a la solución FPM de un día para otro hace que no sean necesarios esfuerzos adicionales y que se optimicen los procesos de creación de informes financieros a nivel de la contabilidad local.

La integración completa de sistemas ERP en su solución FPM hará que pueda acceder a cualquier valor a nivel de transacción a tiempo real. Esto le ayuda en la armonización o al explicar los datos a directivos o a terceras partes. A grandes rasgos, sus datos se vuelven más transparentes y los flujos de datos se automatizan.

Si ocurre algún problema en la reconciliación o validación de datos, los contables locales pueden hacer cambios directamente en su sistema ERP y actualizar los datos de forma inmediata.

Ventaja 2: Recopilación y verificación de datos descentralizada

Por mucho que la recopilación de datos sea más eficiente tras haber conectado sistemas ERP a un software FPM, aún es necesario armonizar los datos. Al descentralizar la reconciliación se pueden prevenir fallos. Algunos sistemas FPM proporcionan una herramienta para ayudar en la recopilación de datos descentralizada (p. ej. LucaNet.GroupReport).

Un proceso de reconciliación financiera descentralizado (cuando las entidades que tienen relaciones interco se comunican directamente entre ellas en vez de tener que pasar por las entidades centrales) hace más fácil el trabajo manual y acelera más adelante la consolidación. También proporciona una sensación de responsabilidad y participación a los contables locales.

Los contables locales son ahora capaces de proporcionar comentarios adicionales dentro del sistema FPM, tales como información de análisis y cifras de estadística, p .ej. sobre la plantilla. Recopilar toda esta información dentro de una sola herramienta ayuda a automatizar comprobaciones de validación, que ya no tienen que calcularse de forma manual. Esto proporciona a los contables locales información inmediata sobre la calidad y validación de los datos introducidos. Además, también asegura una calidad de datos mejorada y menos esfuerzos en procesos financieros futuros. Si la calidad de datos aumenta, ocurrirán menos complicaciones en el proceso financiero. Además, también es posible automatizar cálculos como los flujos de efectivo, pues usan los datos del balance y la cuenta de pérdidas y ganancias.

Ventaja 3: Procesos de consolidación automatizados

Una vez que los datos hayan sido armonizados y verificados, podrán automatizarse los procesos de consolidación tales como la consolidación de ganancias y gastos o la consolidación de deudas. Un flujo de datos claro y transparente le permitirá explicar las cifras consolidadas de forma más rápida y fácil. También es posible crear informes individuales en una vista de administración y en una vista reglamentaria.

Ventaja 4: Creación de informes estandarizados

El proceso completo de consolidación financiera suele terminar con la creación de informes para la dirección ejecutiva y para terceros. Todos los datos se encuentran dentro de un punto de veracidad único, por lo que los informes también pueden estandarizarse y automatizarse. El uso de un software FPM le permite tanto crear informes dentro de la herramienta o exportar todos los datos a herramientas de inteligencia empresarial externas. El uso de una API hacia herramientas adicionales, tales como Power BI, puede simplificar este proceso y acelerarlo aún más, pues no es necesario ningún esfuerzo manual. Esto hace que los controllers y contables puedan crear informes a tiempo real.

Un proceso y un flujo de datos claros con la ayuda de un software FPM innovador suponen un gran beneficio para optimizar la calidad de los datos desde su origen y acelerar otros procesos. Es posible reducir las tareas repetitivas de estos procesos. Ahora tendrá tiempo de sobra para evaluar los resultados y ocuparse de otros temas.

En nuestra página detallada encontrará más información:

SOFTWARE FPM

En la siguiente publicación de blog de la serie ¿Por qué FPM? hablaremos de por qué vale la pena invertir en una solución FPM. ¡Esté atento/a!

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