¿Cómo facilitar la auditoría de los grupos de empresas que consolidan sus cuentas?
La auditoría de cuentas cada vez mejora más sus procedimientos, gracias a la mejora del software que utilizan los auditores, pero también obligada por nuevas imposiciones reglamentarias.
La nuevas medidas regulatorias buscan dotar a las auditorias de mayor transparencia, independencia y evitar conflictos de interés.
Sin embargo, existen grandes diferencias entre una auditoría que se pueda realizar a una gran empresa sin filiales, en comparación con una auditoría a un grupo de empresas que consolida sus cuentas con filiales repartidas en varios países.
El software de auditoría en el caso de los grandes grupos multinacionales, se puede quedar pequeño, siendo necesario que los auditores se conecten y trabajen con las aplicaciones de las empresas que auditan.
En cualquier caso, para poder realizar el informe de auditoría, los auditores tienen que disponer de sistemas informáticos eficaces que imposibiliten la modificación de los archivos de las auditorías realizadas.
¿Cuáles son los principales problemas que se pueden encontrar los auditores en grupos que consolidan sus cuentas?
Entre los problemas más habituales que se pueden encontrar los auditores al realizar una auditoría de cuentas en un grupo de empresas que consolida sus cuentas, nos podemos encontrar los siguientes:
- La información contable y financiera proviene de diferentes sistemas fuente y se almacena de forma descentralizada en hojas de Excel.
- Posibles errores en la veracidad de los datos derivada de la utilización de archivos de Excel.
- No hay trazabilidad de datos o es deficiente.
- Falta documentación sobre los asientos de ajustes intercompany.
- Dificultades para comprobar la conversión de moneda extranjera.
- Falta transparencia en el proceso de consolidación.
Obligación de facilitar el trabajo y la documentación requerida por los auditores de cuentas
Las grandes empresas al estar sometidas a la realización de una auditoría de cuentas, tienen que facilitar el trabajo de los auditores, para que estos puedan emitir su informe en el plazo establecido para ello.
Según el artículo 210 del Real Decreto Legislativo 1564/1989, de 22 de diciembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Sociedades Anónimas, los auditores de cuentas dispondrán como mínimo de un plazo de un mes, a partir del momento en que les fueron entregadas las cuentas firmadas por los administradores, para presentar su informe.
Según el artículo 6 de la Ley 22/2015, de 20 de julio, de Auditoría de Cuentas “las entidades auditadas estarán obligadas a facilitar cuanta información fuera necesaria para realizar los trabajos de auditoría de cuentas; asimismo, quien o quienes realicen dichos trabajos estarán obligados a requerir cuanta información precisen para la emisión del informe de auditoría de cuentas”.
¿Qué pueden hacer las empresas para facilitar el trabajo de los auditores en los grupos de empresas que consolidan sus cuentas?
Para facilitar el trabajo de los auditores, los grandes grupos de empresas deben dar solución a los principales problemas con los que estos se suelen encontrar. Para ello, deben contar con un software que facilite su trabajo y que tenga las siguientes características:
- Fácil importación de datos desde Excel.
- Capacidad de integrar y de importar información desde distintos sistemas ERP, ya que es relativamente frecuente el uso de diferentes ERP en las filiales.
- Los datos deben ser consistentes al crear un punto de veracidad único.
- Debe facilitar la trazabilidad para que los auditores puedan rastrear cualquier dato.
- Debe existir máxima transparencia a través del historial de modificaciones.
- Debe tener un mapeo integrado y de fácil trazabilidad de los efectos de la moneda extranjera.
- Debe facilitar una vista general gracias a una clara definición de los grupos de consolidación.
- Debe facilitar la emisión de informes de auditoría en formato electrónico único ESEF.
Emisión del informe de auditoría en el formato electrónico único ESEF
Los reguladores recomiendan que el informe de auditoría se adapte al formato de elaboración de las cuentas anuales auditadas. En este sentido, hay que tener en cuenta que según la Directiva 2013/50/UE los emisores de valores admitidos a negociación en un mercado regulado de la Unión Europea, deben reportar sus informes financieros anuales, correspondientes a los ejercicios iniciados a partir del 1 de enero de 2020 utilizando el formato electrónico único ESEF (European Single Electronic Format). Este formato debe ser eXtensible HyperText Markup Language (XHTML).
La emisión de informes en este formato, permite que la información financiera tenga una mayor transparencia, comparabilidad y homogeneidad, al facilitarse de forma estructurada tomando como base una taxonomía común. La elaboración de informes en formato ESEF constituye el primer paso en el proceso de digitalización de la información financiera elaborada por los emisores.
El informe financiero anual que formula el órgano de administración se debe elaborar íntegramente en formato XHTML, debiendo depositarse en el Registro Mercantil en este formato electrónico.
Para facilitar la adaptación al formato electrónico de los informes financieros anuales y de los informes de auditoría, es conveniente contar con un software de Disclosure Management, que facilite su elaboración y presentación en el formato XHTML, así como los flujos de trabajo, procedimientos y controles internos necesarios.
Ventajas de las soluciones de Disclosure Management para los auditores de cuentas
Las soluciones de Disclosure Management o gestión documental, facilitan no solo el cierre contable y financiero, sino que también facilitan el acceso a los diferentes ERP con los que puedan trabajar las filiales y permiten la elaboración del informe completo de auditoría.
La utilización de estas aplicaciones facilita además el trabajo de los auditores por los siguientes motivos:
- Se facilita la rápida transmisión de datos desde cualquier sistema fuente.
- Existen opciones de verificación internas que garantizan la consistencia de los datos.
- Facilitan la trazabilidad de las operaciones.
- Permiten la creación de un workflow que facilite la colaboración entre los auditores y los diferentes responsables contables y financieros del grupo de empresas.
- Se pueden facilitar permisos detallados para realizar revisiones de auditoría, de manera que los auditores puedan conocer la trazabilidad de las operaciones directamente, con el consiguiente ahorro de tiempo, tanto para la empresa, como para los auditores. Este concepto de permiso permite controlar mejor el acceso a las revisiones de auditoría y realizar un mejor seguimiento de los cambios realizados.
- Se facilita la información tanto a nivel consolidado como de forma individual de cada una de las empresas que integran el grupo.
- Cada dato financiero estará colocado en el lugar correcto, facilitando la explotación de toda la información contable y financiera.
El software de LucaNet esta certificado por el estándar alemán IDW PS 880 y automatiza las cuentas anuales y los estados financieros consolidados de sus clientes, facilitando un cierre contable de cuentas documentado y, sobre todo, auditable.
