Record to report (R2R): definición, etapas y beneficios de su optimización

Record to report (R2R), traducido al castellano sería registrar para informar, siendo esta la principal finalidad de la contabilidad. La contabilidad registra transacciones para poder generar informes que sean útiles para la toma de decisiones.

Record to report es un proceso de gestión de Finanzas y Contabilidad (F&A) que implica recopilar, procesar y entregar información relevante de forma oportuna y precisa. Esta información se canaliza hacia la dirección en forma de informes, gracias a los cuales los directivos obtienen una retroalimentación estratégica, financiera y operativa con la que poder conocer la realidad de la empresa.

Además, este proceso también abarca el reporting financiero normativo, (Disclosure Management, en inglés), mediante el cual las empresas cumplen con su obligación de informar presentando sus cuentas anuales corporativas, las cuales deben cumplir con los requisitos reglamentarios establecidos por la normativa contable del lugar donde deban ser presentadas.

Etapas del proceso de record to report

Para completar el proceso de la obtención de los informes financieros, las grandes empresas que consolidan sus cuentas, necesitan hacerlo en las siguientes etapas:

• Registro de datos. Mediante la contabilidad se registran las transacciones y movimientos que se realizan en la empresa en diferentes ERP o programas contables. El éxito de un proceso de R2R se cimentará en una correcta captura y registro de las transacciones financieras, ya que no se puede esperar tener unos buenos informes, si no se tiene la certeza de que se registran correctamente los apuntes contables de las actividades operativas de la empresa.
• Cierre financiero de las entidades locales. Para poder realizar los informes del grupo de empresas es necesario que las filiales realicen su cierre contable, para poder exportar sus datos. Para poder realizar el trabajo de conciliación y validación es necesario que los contables de las filiales tengan procesadas todas sus transacciones y realizado su cierre contable en los plazos definidos.  Este proceso se realiza al final de un período contable específico (por ejemplo, al final del mes). El objetivo del cierre financiero es que los datos financieros de la empresa estén listos para la siguiente etapa del proceso.
• Extracción de datos de los ERP locales para realizar la consolidación contable. Para confeccionar las cuentas del grupo, es necesario aglutinar los cierres contables de todas las empresas del grupo y realizar la consolidación contable. Mediante la consolidación contable se eliminan ingresos, gastos, cuentas a cobrar y cuentas a pagar entre empresas del grupo. Además, se debe cumplir con las políticas de precios de transferencia y realizar conversiones de moneda. La agregación de los datos existentes en diferentes ERP o programas contables de las filiales o delegaciones es uno de los procesos más críticos del proceso de record to report. Para optimizar esta fase del proceso la solución FPM de LucaNet usa la tecnología Extract-Transform-Load (ETL) para extraer, transformar, cargar y agrupar las cifras financieras, lo que facilita la extracción de datos financieros a una única fuente de forma descentralizada.
• Reconciliación intercompany. Entre los procesos de mayor complejidad que tienen que abordar los directores financieros (CFO) de las grandes empresas se encuentra la reconciliación intercompany, por lo que la optimización de esta etapa del proceso de record to report es de gran importancia para el CFO. La utilización de un software de FPM en esta etapa descentralizará el proceso y permitirá mejorar la productividad y trazabilidad de las operaciones registradas.
• Análisis de datos. Una vez que todos los datos han sido recopilados, validados y asimilados, se da paso al proceso analítico.
• Emisión de informes. Posteriormente se prepara un abanico de  informes en los que se deben incluir estadísticas e indicadores clave de rendimiento (KPI). Cuanto antes se pueda realizar el cierre contable del grupo de empresas, antes se podrán realizar los informes financieros. En relación a la emisión de informes conviene destacar la importancia de contar con un software que facilite la integración entre el estado de pérdidas y ganancias, el balance y el estado de flujo de efectivo para ganar fiabilidad en los procesos financieros. Una integración entre estos tres estados es posible con soluciones FPM, de manera que basándose en las transacciones, los tres estados financieros individuales pueden rellenarse de forma automática.
• Distribución de los informes. Los informes generados se distribuyen a las partes interesadas internas y externas que incluyen a la dirección, jefes operativos, inversores y registros mercantiles.

Beneficios de la optimización del proceso de record to report

Entre los beneficios de la optimización del proceso de record to report podemos destacar las siguientes:

• Se evitan tensiones con el CEO y otros directivos. El CEO y los diferentes directivos de la empresa necesitan tener cuanto antes la información del cierre contable y financiero. Por lo tanto, si se optimiza el proceso de record to report, los diferentes directivos dispondrán rápidamente de los informes que precisen.
• Mejoras en el cumplimiento normativo de la empresa. Si los informes se obtienen de forma más rápida y fiable, la empresa mejora la calidad de los informes normativos y reducirá el tiempo dedicado a su generación.
• Reducción de costes. Si se automatizan y optimizan las diferentes etapas del proceso de record to report, la empresa necesitará dedicar menos recursos al proceso y reducirá sus costes.
• Mejoras en el proceso de toma de decisiones. Las empresas que consigan mejorar este proceso tendrán mejor información y la generarán más rápidamente, lo que facilitará notablemente el proceso de toma de decisiones.
• Procesos más fiables y disminución de errores. La automatización del proceso de record to report disminuye el riesgo de errores humanos, el tiempo de ejecución de los procesos y los gastos de la rectificación de los errores cometidos.  
• Se facilita la planificación fiscal. La generación rápida de informes permite mejorar la planificación fiscal de los grupos de sociedades y optimizar las cargas tributarias.
• Se facilita la planificación financiera y el seguimiento presupuestario. La optimización del proceso permite conciliar los resultados reales con el presupuesto, y permite actuar antes frente a las desviaciones que se puedan producir. 

A modo de resumen

El director financiero (CFO) tiene que buscar siempre la mejora continua de los procesos financieros, especialmente del proceso de record to report. La falta de fiabilidad en el proceso de record to report deja expuestos a los directores financieros (CFO) a todo tipo de imprevistos, que pueden generar retrasos en la emisión de los informes contables y financieros. 

Aunque en cualquier cierre contable pueden surgir imprevistos, si la empresa cuenta con un software FPM para realizar el cierre contable y financiero, el equipo de contabilidad y finanzas estará mucho mejor preparado para dar una respuesta rápida y fiable a cualquier contingencia que pueda surgir durante el proceso de record to report.

Aunque no es fácil tomar la iniciativa para realizar cambios en lo relativo a los procesos financieros, contar con un software FPM ayudará a tener procesos financieros más fiables y eficientes, al mejorar la calidad de los datos, simplificar la gestión de los procesos financieros y automatizar la generación del reporting financiero, facilitando de esta manera la toma de decisiones.