ERP, contabilidad financiera y solución FPM: ¿Cuál es la diferencia?

ERP (Enterprise Ressource Planning) hace referencia a las soluciones y aplicaciones de software mediante las cuales se recopilan y gestionan todos los procesos y recursos de una empresa. ERP significa, por lo tanto, software para la planificación de recursos empresariales, y su objetivo es emplear todos los recursos existentes dentro de una empresa de la manera más eficiente posible. De esta manera se debe favorecer el crecimiento sostenible de la empresa.

Un sistema ERP engloba y conecta todos los procesos de la empresa y, por lo tanto, afecta a muchos departamentos, como, por ejemplo:

• Compras y suministros
• Gestión de mercancías y de material
• Producción
• Contabilidad, finanzas y control
• Personal y recursos humanos
• Gestión de proyectos
• Gestión de relaciones con los clientes (CRM)
• Marketing y ventas

Dentro de la empresa, la contabilidad financiera representa un área de la contabilidad empresarial. Recopila todos los procesos empresariales en forma de datos financieros y aporta transparencia respecto a los gastos e ingresos.

Contabilidad de acreedores y deudores como formas de contabilidad financiera

En general, en las grandes empresas existe una división en la contabilidad financiera de las áreas de la cuenta de acreedores y de deudores.

• Contabilidad de acreedores:
  • Esta contiene las obligaciones de pago de la empresa y, con ello, las facturas recibidas.
• Contabilidad de deudores:
  • Aquí se gestionan las deudas pendientes, es decir las cuentas a cobrar y las facturas emitidas por la empresa.

La contabilidad financiera y sus tareas

La tarea principal de la contabilidad financiera consiste en presentar el resultado global de una empresa. Se trata, por lo tanto, de una descripción detallada de la situación financiera esencial y de sus cambios. No solo la dirección de una empresa necesita la información sobre la cuantía de los beneficios o de las pérdidas. Hay más partes interesadas importantes como accionistas y acreedores. Mediante una presentación detallada de la cuenta de pérdidas y ganancias (PyG) y del balance se pretende generar confianza y reflejar cómo de fuerte es la empresa.

Un software de contabilidad financiera responde a diferentes necesidades. Lo utiliza exclusivamente el departamento financiero y se centra principalmente en llevar a cabo las funciones y transacciones financieras de una empresa, como, por ejemplo:

• Acreedores
• Deudores
• Salarios
• Facturación
• Libro mayor

El objetivo se centra en la contabilización de todos los flujos financieros mostrando el resultado de la contabilidad financiera en las cuentas anuales. Esto significa que al final de un periodo de contabilización se cerrarán las cuentas: se realizan tanto el balance como la cuenta de pérdidas y ganancias.

Los programas de contabilidad financiera más usuales permiten obtener una foto instantánea de todas las acciones financieras dentro de la empresa. De esta forma se pretende reflejar el estado económico y operacional de la empresa. Las soluciones acerca de la contabilidad, finanzas y control suelen estar integradas como un módulo en los sistemas ERP complejos como SAP.

¿Cuáles son entonces las diferencias decisivas entre un sistema ERP clásico con módulo de contabilidad financiera y una solución global del área de Financial Performance Management?

Diferencia 1 ERP vs. FPM: La finalidad

Los sistemas ERP y las soluciones FPM se sitúan en mundos muy diferentes: mientras que un ERP dirige y representa los procesos operativos de todas las áreas empresariales, la solución FPM sirve para gestionar mejor los procesos de la dirección.

Muchas empresas utilizan sistemas ERP para ganar el control completo sobre los recursos, los procesos y los proyectos. Entre estos se cuentan:

• Cálculo de costes
• Representación y organización de contratos y pedidos
• Gestión de inventario
• Planificación de proyectos
• Creación de ofertas
• Gestión de equipos e instalaciones
• Análisis del rendimiento y la productividad
• Realización de nóminas y de planificación de personal

Muchas empresas comienzan primero con la implementación de un sistema de contabilidad o ERP para llevar a cabo las transacciones diarias. En el área financiera se suelen crear frecuentemente tablas de Excel para realizar procesos financieros como presupuestos, pronósticos e informes financieros. Sin embargo, si la empresa crece y se expande, los programas como Excel y otros son rápidamente insuficientes y se hace necesario un software financiero completo.

Las soluciones FPM posibilitan la gestión de la orientación global estratégica de la empresa. En una solución de este tipo se concentran todos los datos financieros procedentes de sistemas fuente como ERP y contabilidad financiera. Además, estos datos conforman la base para las decisiones a tomar en relación con el futuro desarrollo de la empresa.

Diferencia 2 ERP vs. FPM: La extensión de funciones

De esta finalidad tan diferente, resulta una extensión de funciones igualmente diferente:

Los proveedores de ERP no ponen el foco en las áreas de consolidación, planificación, informes y análisis, sino más bien se centran en los temas clásicos de ERP como la gestión de mercancías o la contabilidad financiera. Hay numerosas funciones en sistemas ERP como presupuestos y pronósticos, complejas consolidaciones financieras o funciones de análisis e informes que existen pero que son demasiado complejas en su aplicación y son, por lo tanto, ineficientes para el usuario. La integración de los datos de inteligencia financiera no es suficiente y la visión que proporcionan es limitada. En general, la planificación de los datos financieros en los sistemas ERP es posible, pero el foco suele centrarse en la planificación operativa y esto es insuficiente para una gestión empresarial sostenible.

En las soluciones para la contabilidad financiera, que se utilizan como solución independiente o como módulo en el sistema ERP, se pone el énfasis en la creación de la cuenta de PyG y balance.

Lo que marca la diferencia entre una solución FPM y un ERP y contabilidad financiera es la posibilidad de contar con una planificación financiera integrada, una consolidación sencilla y unos informes fiables: puede visualizar datos reales y de planificación transparentes. Estos constituyen la base para la toma de decisiones empresariales válidas dentro de la compañía. Para los grupos empresariales existe la posibilidad de elaborar los estados financieros consolidados de forma sencilla y eficiente. Para ello, en ocasiones los datos financieros se integran y consolidan desde varios sistemas ERP y/o sistemas fuente de la contabilidad financiera. De esta forma, se obtiene un punto de veracidad único, un soporte de datos fiables para el departamento financiero.

Diferencia 3 ERP vs. FPM: La complejidad

Los sistemas ERP suelen ser muy complejos en su implementación y aplicación. La introducción de este tipo de sistemas, la conexión dentro de la infraestructura de TI de la empresa con los sistemas correspondientes a terceros y la instrucción de los empleados en el sistema suele llevar algo más de tiempo. Al observar grandes proveedores de ERP como SAP, puede afirmarse que estos están ampliamente posicionados en el alcance de sus funciones. Las exigencias especiales de la empresa se pueden visualizar de forma personalizada. Pero esta personalización de los sistemas ERP está unida a una gran inversión de recursos personales y temporales, lo que también dificulta su mantenimiento.

Los siguientes aspectos proporcionan una vista general sobre las desventajas de ERP, las cuales están precisamente relacionadas con las áreas de consolidación, planificación, informes y análisis:

• Inversión demasiado alta en personal y tiempo al introducir el sistema
• Costes demasiados altos para la licencia negociada, el soporte, el mantenimiento y las actualizaciones
• Gasto demasiado alto para personalizar el sistema
• Demasiado esfuerzo para instruir a los usuarios
• Fuerte dependencia de un fabricante o de la propia TI en el caso de ajustes y mantenimiento

Las soluciones FPM adaptadas para el área financiera y que unen bajo el mismo techo las áreas de consolidación, planificación, informes y análisis ofrecen ventajas decisivas a las empresas, sin importar el sector y el tamaño.

¿Para quién es adecuada esta herramienta?

Financial Performance Management (FPM) es atractivo para todas las empresas que quieren representar de forma transparente y bajo un mismo techo la elaboración de estados financieros consolidados, la planificación financiera, los informes y los análisis y desean, asimismo, una gestión financiera completa. Esto vale para todas las empresas independientemente de su tamaño y sector.

¿Qué puede hacer un software experto para el área financiera?

Las soluciones de software sirven para apoyar los procesos de gestión dentro de la empresa, es decir, llevar a cabo la planificación, la consolidación, los análisis y los informes. El CFO y su equipo financiero cuentan así con la posibilidad de monitorizar, analizar y gestionar la actividad empresarial prestando especial atención a la evaluación y la asignación de recursos. Como herramienta, el equipo de gestión la utiliza para optimizar las actividades existentes y para recuperar el máximo de las inversiones realizadas. Se pueden establecer objetivos, desarrollar y realizar planes, y llevar a cabo las modificaciones necesarias cuando se verifican regularmente los resultados.

Una solución FPM le ofrece:

• Visión completa de sus datos financieros
• Realización flexible de la comparativa de valores nominales y reales
• Elaboración transparente de los estados financieros consolidados
• Generación sencilla y rápida de sus informes financieros
• Más tiempo para el importante análisis de sus datos

Con los datos puede decidir cuáles son las medidas y estrategias correctas para conducir su empresa hacia el futuro por el camino seguro.

¿Cuáles son las ventajas de una solución FPM?

La ventaja especial de un software financiero completo de este tipo es que se trata de una solución estándar. Esto quiere decir que por lo general no hay proyectos a largo plazo que originen costes ocultos o elevados. Para la empresa y los usuarios especializados se origina un enorme beneficio sin riesgos, una verdadera situación win-win para los usuarios. El éxito del proyecto está garantizado.

Los equipos financieros dentro de la empresa pueden comenzar con el trabajo productivo de su negocio diario. El software experto ideal para el área financiera no solo se implementa rápidamente, sino que su interfaz de usuario intuitiva hace que se pueda usar fácilmente sin conocimientos de informática. Es decir, una solución «self-service» pura, para que las largas colas de espera en el departamento de TI se conviertan en cosa del pasado.

En cuanto a las necesidades especiales de cada empresa, estas soluciones ofrecen una serie de ampliaciones de funciones o especializaciones. La solución FPM de LucaNet tiene las siguientes en su amplia cartera:

• Herramienta para la contabilidad de arrendamientos para empresas con obligación NIIF 16
• SmartNotes para reporting financiero normativo e informes ESEF
• Numerosas apps estándar y apps personalizadas como, por ejemplo, para la valoración de empresa, el reparto de centros de costes, BI y cuadro de mando, etc.

La conexión de los datos también se produce con un software experto completo de forma automatizada y estandarizada con solo pulsar un botón. Para que eso sea posible, LucaNet ofrece numerosas interfaces que conectan con los sistemas corrientes de ERP y contabilidad financiera, como SAP, DATEV, Dynamics 365 Business Central, Sage, y muchos más. Así se conecta con todos los sistemas fuente usuales y se integra a la perfección en la infraestructura de sistemas de la empresa.

No podemos observar los sistemas para ERP, contabilidad financiera o FPM desvinculados unos de otros, sino que en muchas ocasiones se complementan adecuadamente entre sí. Qué herramienta debe elegir, qué es más eficiente y cómo combinarlo depende de las necesidades concretas dentro de la empresa. Si solo se tienen en cuenta las áreas consolidación, planificación, informes y análisis, los sistemas ERP se presentan como demasiado complejos y excesivamente orientados al área operativa. Por otro lado, las soluciones de software para la contabilidad financiera presentan unas posibilidades para realizar informes y unas funcionalidades para la consolidación muy rígidas y rudimentarias.

¿Necesita un software que…

• englobe la consolidación, la planificación, los informes y los análisis bajo un mismo techo?
• obtenga la máxima transparencia en los datos?
• garantice la máxima seguridad de sus procesos financieros?
• proporcione una visión completa de su contabilidad interna y externa?
• automatice su trabajo al máximo?

Entonces la respuesta está clara: apueste por un software experto en Financial Performance Management. Con este conseguirá sin darse cuenta un soporte de datos unificado, alcanzará la máxima calidad de datos mediante la verificación automática de los mismos, generará rápidamente y sin errores sus estados financieros individuales y consolidados, generará informes estándar, de gestión y ad hoc con solo pulsar un botón, así como KPIs y podrá llevar a la práctica rápida y fácilmente su planificación integrada de resultados, de presupuesto, de balance y de liquidez, su planificación de escenarios y su previsión.

Aquí averiguará por qué LucaNet es la mejor elección:

SOFTWARE FPM LUCANET