Por qué FPM (5/6): fiabilidad en los procesos financieros vs improvisación
El cierre contable de una gran empresa puede ser emocionante y lleno de sobresaltos, o por el contrario puede ser un proceso previsible y fiable, en el que la automatización de tareas realiza la mayor parte del trabajo rutinario, gracias a un buen trabajo previo de homogenización contable y parametrización de un software de Financial Performance Management (FPM).
Inexplicablemente en algunas empresas, todavía el cierre contable supone la descarga de grandes dosis de adrenalina para sus directores financieros (CFO) y responsables de la contabilidad. Estos directivos todavía se aferran a unos sistemas de cierre contable del pasado en los que muchas tareas se hacen de forma manual e incluso utilizando hojas de cálculo.
«Las improvisaciones son mejores cuando se preparan»
William Shakespeare
Esta publicación corresponde con la parte cuatro de nuestra serie ¿Por qué FPM?. ¿Ha leído ya las primeras publicaciones de nuestro blog sobre las ventajas de integrar sus procesos financieros? Si la respuesta es no, eche un vistazo aquí:
¿Es buena idea integrar sus procesos financieros? Por qué FPM (1/6)
Acelere sus procesos financieros con un software FPM (Por qué FPM 2/6)
4 razones por las que invertir en FPM: Por qué FPM (3/6)
10 formas de ganar fiabilidad en los procesos financieros: Por qué FPM (4/6)
La falta de fiabilidad en el proceso del cierre financiero deja expuestos a los directores financieros (CFO) a todo tipo de imprevistos, algunos de los cuales pueden suponer retrasos en el cierre contable y financiero y generar problemas internos dentro de la organización.
Como bien dijo William Shakespeare hace más de 400 años, las improvisaciones son mejores cuando se preparan. En este sentido, en cualquier cierre contable pueden surgir imprevistos, pero si la empresa cuenta con un software FPM para realizar el cierre contable y financiero, el equipo de contabilidad y finanzas estará mucho mejor preparado para dar una respuesta rápida y fiable a cualquier contingencia que pueda surgir. Además, al estar liberados de tareas rutinarias y repetitivas, y no tener que estar actualizando tediosas hojas de cálculo, tendrán mucho más tiempo para el control y la supervisión del proceso.
Problemas internos derivados de un cierre contable demasiado expuesto a imprevistos e improvisaciones
Si el cierre contable y financiero se encuentra demasiado expuesto a imprevistos e improvisaciones pueden surgir problemas internos en la organización, de diversa índole. Winston Churchill se despidió una vez diciendo: «Voy a preparar la improvisación de mañana».
Entre los problemas internos que pueden surgir dentro de la organización podemos destacar los siguientes:
- Tensiones dentro del equipo contable y financiero. La solución a las contingencias que puedan surgir derivadas de imprevistos y fallos en el cierre contable y financiero, supondrán una sobrecarga de trabajo del equipo de contables y financieros, que tendrán que liberar horas de otras tareas o hacer horas extra para solucionar los problemas que puedan surgir.
- Problemas con directivos de otras áreas funcionales. Los directivos de las diversas áreas funcionales de la empresa demandarán tener la información del cierre contable que afecta a sus áreas con la mayor celeridad y sin errores. Si el cierre se demora debido a imprevistos, esto puede generar tensiones entre el director financiero (CFO) y los de otras áreas funcionales.
- Tensiones con los equipos contables y financieros de las filiales. Los errores e imprevistos pueden genera tensiones entre los equipos de las filiares y de la central, ya que tanto los errores como los imprevistos se traducen en más horas de trabajo, que pueden afectar tanto a los contables de la central como de las filiales.
- Tensiones con el CEO. El CEO necesita tener cuanto antes la información del cierre contable y financiero. Si el CFO empieza a contarle sus imprevistos, esto puede generar tensiones entre ellos. Además, el CEO puede involucrarse en estos problemas y llegar a la conclusión de que la utilización de un software FPM los evitaría y mejoraría notablemente el cierre contable, exigiendo explicaciones al CFO sobre los motivos por los que no se ha implantado un software FPM que facilite el cierre contable y financiero.
- Necesidad de reforzar el equipo contable y financiero. Un cierre contable que altera de manera notable la operativa normal de la empresa y en el que además es habitual que surjan múltiples imprevistos, puede suponer la necesidad de nuevas incorporaciones al equipo de contabilidad y finanzas. Estas nuevas incorporaciones suponen la necesidad de formar e integrar a estos nuevos profesionales en un momento en el que los profesionales que ya trabajan en la empresa están sobrecargados de trabajo. Por ello, las nuevas incorporaciones, aunque por una parte pueden servir de ayuda, por otra supondrán tensiones por la adaptación y formación del nuevo personal en un momento de tensión interna motivado por la sobrecarga de trabajo.
- Tensiones con los auditores. Según el artículo 210 del Real Decreto Legislativo 1564/1989, de 22 de diciembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Sociedades Anónimas, los auditores de cuentas dispondrán como mínimo de un plazo de un mes, a partir del momento en que les fueron entregadas las cuentas firmadas por los administradores, para presentar su informe. Los imprevistos pueden retrasar la entrega de las cuentas a los auditores y generar tensiones entre los auditores y los directores financieros si estos imprevistos afectan al trabajo de los auditores.
Beneficios de implementar un software FPM en su empresa
Aunque no es fácil tomar la iniciativa para realizar cambios en lo relativo a los procesos financieros, un buen director financiero (CFO) o controller tiene que buscar siempre la mejora continua de estos procesos.
Un software FPM ayuda a los directores financieros (CFO) y controllers a tener procesos financieros más fiables y eficientes, al mejorar la calidad de los datos, simplificar la gestión de los procesos financieros y automatizar la generación del reporting financiero, facilitando de esta manera la toma de decisiones.
Además, la utilización de una solución FPM evitará desagradables imprevistos y permitirá hacer más trabajo con menos recursos humanos. Si la empresa crece, no se incrementa el trabajo, ya que la solución FPM se ocupa del aumento del tratamiento de los datos financieros de forma fiable.
La solución FPM de LucaNet usa la tecnología Extract-Transform-Load (ETL) para extraer, transformar, cargar y agrupar las cifras financieras, lo que facilita la extracción de datos financieros de forma descentralizada.
Además los datos se pueden extraer desde diferentes sistemas ERP, facilitando su conexión a una única fuente. Con esta integración de los datos se puede dar respuesta a las actuales exigencias de consolidación y creación de informes, facilitando una mejor comprensión del negocio, al tener en tiempo real una visión completa del negocio resumida en sus indicadores clave (KPIs).
