Por qué FPM (4/6): 10 formas de ganar fiabilidad en los procesos financieros
No es fácil tomar la iniciativa para realizar cambios en lo relativo a los procesos financieros, pero un buen director financiero (CFO) o controller tiene que buscar siempre la mejora continua de estos procesos.
Gracias a la optimización de los procesos financieros, se puede agilizar la obtención de informes clave para la dirección y al mismo tiempo garantizar la integridad y fiabilidad de la información financiera.
Un software FPM ayuda a los directores financieros y controllers a tener procesos financieros más fiables y eficientes, al mejorar la calidad de los datos, simplificar la gestión de los procesos financieros y automatizar la generación del reporting financiero, facilitando de esta manera la toma de decisiones.
Además, la utilización del una solución FPM permitirá hacer más trabajo con menos recursos humanos, facilitando la evolución de muchos contables hacia tareas de control de gestión, que generan un mayor valor añadido a la organización. Si la empresa crece, no se incrementa el trabajo, ya que la solución FPM se ocupa del aumento del tratamiento de los datos financieros.
Esta publicación corresponde con la parte cuatro de nuestra serie ¿Por qué FPM?. ¿Ha leído ya las primeras publicaciones de nuestro blog sobre las ventajas de integrar sus procesos financieros? Si la respuesta es no, eche un vistazo aquí:
¿Es buena idea integrar sus procesos financieros? Por qué FPM (1/6)
Acelere sus procesos financieros con un software FPM (Por qué FPM 2/6)
4 razones por las que invertir en FPM: Por qué FPM (3/6)
¿Cómo el software FPM nos puede ayudar a ganar fiabilidad en los procesos financieros?
La utilización del software FPM ofrece múltiples ventajas y nos permitirá ganar fiabilidad en los procesos por los siguientes motivos que conviene conocer:
1. Minimiza o suprime la utilización de hojas de cálculo
La utilización de hojas de cálculo para la realización de presupuestos o para realizar la consolidación contable y el reporting, puede provocar errores y dificulta la actualización de los datos y el acceso de diferentes usuarios a esta información. Con utilización de un software FPM ya no será necesaria la utilización de Excel ya que el sistema proporciona toda la información necesaria.
2. Automatiza tus procesos de consolidación.
Al realizar la elaboración de los estados financieros completos de todo el grupo de empresas de forma automatizada se ganará fiabilidad en los procesos financieros, lo que permitirá ahorrar tiempo y recursos, que pueden ser empleados en otras tareas. La automatización de los cálculos financieros debe realizarse teniendo en cuenta las normas de contabilidad internacionales.
3. Integra tus procesos financieros.
Con una buena integración de procesos, se garantiza que los diferentes usuarios de la información contable y financiera puedan estar trabajando con las mismas cifras en tiempo real.
4. Asegúrate de que cada dato está en el lugar que debe estar.
La utilización de software FPM facilita que cada dato financiero este colocado en el lugar correcto, facilitando la explotación de toda la información contable y financiera.
5. Integra todos tus estados contables
La integración entre el estado de pérdidas y ganancias, el balance y el estado de flujo de efectivo de cara a la planificación financiera es clave para ganar fiabilidad en los procesos financieros. Una integración entre estos tres estados es posible con soluciones FPM, de manera que basándose en las transacciones, los tres estados financieros individuales pueden rellenarse de forma automática.
6. Realiza una planificación financiera fiable y en tiempo real
En muchas empresas todavía se realiza la planificación financiera y la elaboración de escenarios en Excel. Al no estar integrada con los Estados Financieros en tiempo real, se producen demoras en la obtención de los informes y estos son más susceptibles de tener errores. Integrando la planificación financiera, los presupuestos y la elaboración de escenarios con un software FPM, se gana en precisión, transparencia, rapidez y se optimizan los recursos de la empresa.
7. Utiliza un software que facilite la trazabilidad y la transparencia
Un sistema completamente integrado facilitara el acceso a los datos hasta el nivel de cualquier transacción, de manera que se puedan localizar y extraer facturas en tiempo real siempre que se necesite.
8. Agiliza la obtención del cuadro de mando con los principales KPI
La automatización de la obtención del cuadro de mando es otro factor determinante para ganar fiabilidad en los procesos financieros. Con la solución FPM de LucaNet el cuadro de mando se obtiene de forma inmediata con solo pulsar un botón.
9. Recopila y verifica tus datos de forma descentralizada.
Aunque la recopilación de datos es más eficiente si se conectan diferentes sistemas ERP a un software FPM, de cara a la armonización de los datos es conveniente contar con un sistema FPM que descentralice la reconciliación de los datos para así prevenir fallos y facilitar a los contables locales información inmediata sobre la calidad de los datos introducidos
10. Utiliza la inteligencia empresarial o business inteligence (BI)
Las herramientas de inteligencia empresarial facilitan la transformación de la información en conocimiento, con el objetivo de mejorar la toma de decisiones. Las soluciones FPM garantizan la precisión e integridad de los datos financieros que sirven de base para el análisis financiero y la utilización de herramientas de BI.
¿A qué riesgos se enfrentan las organizaciones que no mejoran la fiabilidad de los procesos financieros?
Procrastinar sine díe decisiones que nos permitirían ganar fiabilidad en los procesos financieros por no asumir riesgos, puede ser el mayor riesgo para una organización a medio plazo, o incluso a corto plazo, por diferentes motivos:
- Pérdida de rentabilidad. El tiempo es dinero, de manera que posponer la toma de decisiones que nos permitan ganar fiabilidad en nuestros procesos financieros, será un coste que se irá incrementando, cada vez más, con el paso del tiempo.
- Obsolescencia de los procesos financieros y pérdida de eficiencia. Unos procesos financieros que se crearon hace años ya no se adaptan a un volumen de datos creciente, ni a las nuevas innovaciones tecnológicas.
- Se necesita demasiado personal para realizar tareas contables rutinarias. Al crecer las empresas también lo hacen las tareas contables rutinarias, de manera que cada vez se necesita más personal para el mantenimiento de unos procesos financieros que ya no son eficientes.
- Se demora en exceso la obtención de informes clave para la toma de decisiones. Para tomar decisiones óptimas, la información además de fiable, debe ser oportuna, ya que si se demora su obtención, la empresa puede sufrir pérdidas por el retraso en la toma de decisiones.
- Los procesos financieros no se adaptan al crecimiento de la empresa. Al crecer la empresa los procesos financieros actuales dejan de ser operativos, por lo que es necesario la implementación de nuevos procesos y un nuevo software que puedan acompañar a la empresa en su proceso de expansión.
- Pérdida de competitividad. Si los competidores ya han identificado que en la era digital tienen que apostar por soluciones modernas de Financial Performance Management (FPM), tendrán una clara ventaja competitiva frente a las empresas de la competencia que pospongan su implementación.
La solución FPM de LucaNet usa la tecnología Extract-Transform-Load (ETL) para extraer, transformar, cargar y agrupar las cifras financieras, lo que facilita la extracción de datos financieros de forma descentralizada. Además los datos se pueden extraer desde diferentes sistemas ERP, facilitando además su conexión a una única fuente. Con esta integración de los datos se puede dar respuesta a las actuales exigencias de consolidación y creación de informes, facilitando una mejor comprensión del negocio, al tener en tiempo real una visión completa del negocio resumida en sus indicadores clave (KPIs).
