9 puntos clave para optimizar el reporting financiero de tu empresa
Para dirigir con éxito cualquier organización es clave la obtención de información financiera de calidad. El reporting financiero facilita esta información, que es clave para saber en qué situación se encuentra la empresa y si avanza según los objetivos definidos por la dirección.
Pero no basta con obtener información financiera, los datos de los que se nutren estos informes tienen que ser íntegros, es decir no tener errores, o en su defecto que estos no sean relevantes. Además, la información del reporting tiene que ser útil, oportuna, adaptable, escalable y fácilmente visible, para así facilitar de manera rápida la toma de decisiones.
¿Qué es el reporting financiero?
El reporting financiero consiste en obtener informes de las principales actividades o procesos internos de la empresa. Esta información se puede presentar en forma de datos, tablas, KPIs (Key Performance Indicator o indicadores clave del rendimiento) o gráficamente.
El principal objetivo del reporting es facilitar de una manera rápida una visión real de la situación de la empresa, para así optimizar la toma de decisiones y poder realizar previsiones a corto, medio y largo plazo.
La periodicidad del reporting acostumbra a ser mensual, de manera que mensualmente se obtiene una foto de la situación de la empresa, que facilita la comparativa de los datos y el seguimiento presupuestario.
Para optimizar el reporting de tu empresa, hay nueve puntos clave que se deben tener en cuenta:
1. Contabilidad al día y sin errores
Los apuntes contables y la información de gestión que sustenta el reporting deben de estar libres de errores, o en su defecto estos no deben ser relevantes. La contabilidad debe reflejar la imagen fiel de la sociedad y de ella deben emanar los informes financieros que faciliten la toma de decisiones. Además, la contabilidad debe estar al día para facilitar que los informes financieros puedan emitirse sin demora. Es decir, los informes financieros deben ser íntegros, útiles y oportunos.
2. Automatización de tareas contables
La automatización de tareas contables rutinarias es clave para agilizar la operativa contable, sobre todo en grandes compañías. Por ello, todas las empresas de cierto tamaño, cuentan con un software contable que facilite la introducción automática de determinados apuntes contables, como los apuntes bancarios o la digitalización de facturas de proveedores y su contabilización automática.
3. Facilidad para exportar datos
Con el objeto de obtener determinados informes, en ocasiones puede ser necesario exportar determinada información. Es relativamente habitual que muchos directores financieros o contables utilicen Excel o Power BI, para la obtención de determinados informes, o incluso para la elaboración de cuadros de mando, o para la elaboración de presupuestos anuales. Sin embargo, un buen software financiero, facilita directamente la obtención de los informes clave para la dirección, de manera que cada vez son menos los directores financieros que tienen que recurrir a programas externos como Excel para la elaboración del reporting.
4. Integración total con el software de gestión.
La manipulación de los datos fuera del programa contable, puede ser una fuente de errores y ralentiza la obtención del reporting. Por lo tanto, los informes financieros de uso más habitual deben estar integrados en el ERP o software contable que se utilice.
5. Mejora continua del reporting
El reporting tiene que adaptarse constantemente a las nuevas necesidades de información de la dirección, así como a nuevas innovaciones. Salvo, la obtención de los datos de los Estados Financieros obligatorios que tienen que notificarse al registro mercantil, el reporting debe de adaptarse a la demanda de información específica, por parte de la dirección. Además, debe integrar las innovaciones que se puedan producir, como el open banking que facilita la integración de la información y operativa bancaria con el software contable.
6. Facilitar la información tanto a nivel consolidado como desagregado
Hay grupos de empresas que presentan sus cuentas de manera consolidada, de manera que un buen software de contabilidad debe facilitar la obtención de informes tanto consolidados, como de manera individual de cada una de las empresas que integran el grupo. La consolidación, además de poder realizarse entre empresas, también debe poder realizarse entre los diferentes departamentos y secciones de la empresa.
7. Visibilidad
Para facilitar el análisis de la información del reporting, debe simplificarse y resumirse en indicadores o KPI, presentarse de manera gráfica o utilizando tablas que faciliten la rápida toma de decisiones.
8. Adaptabilidad
La información también tiene que poder adaptarse a los diferentes demandantes de esta, por ejemplo un directivo de una determinada área puede demandar información más detallada sobre su área, mientras que la dirección general puede utilizar determinados indicadores resumidos en un cuadro de mando.
9. Escalabilidad
El reporting debe ser escalable para poder facilitar que a partir de determinados indicadores o KPI se pueda obtener más información, bajando más a los detalles de los datos de los que se ha nutrido ese indicador.
Conclusiones
Además de un buen software, también se debe contar con los recursos humanos adecuados a todos los niveles, ya que todos los participantes en el proceso del reporting son importantes para garantizar su fiabilidad y utilidad. En este sentido, los contables deben garantizar la integridad de la información contable, mientras que los directivos deben saber explotar la potencia del reporting para tomar las mejores decisiones para la sociedad.
Por lo tanto, aunque todos estos puntos son importantes, se pueden resumir en uno: contar con un buen software que facilite un reporting de calidad, adecuado para los diferentes niveles de decisión de la empresa.
