5 razones principales por las que la planificación del presupuesto en Excel se está pasando de moda

Un estudio de la empresa de contabilidad y asesoramiento fiscal WeiserMazars muestra que el 87 % de los directores financieros dependen de Excel para su planificación del presupuesto financiero.  Otra encuesta llevada a cabo por Centage Corporation muestra que casi el 90 % de los directores financieros todavía usan Excel para su presupuesto empresarial, a pesar de que casi la mitad piensa que necesita un mejor software para el pronóstico financiero. Entonces, ¿por qué la mayoría de las sociedades siguen dependiendo de Excel y cuáles son los límites de la herramienta?

En esta entrada del blog descubrirá por qué es difícil planificar presupuestos en Excel y cuáles son los beneficios de usar un software de elaboración de presupuestos.

¿Qué es un presupuesto?

Un presupuesto es un plan sobre cómo pretende gastar su dinero. Este plan le permite determinar por adelantado si sus recursos serán suficientes para inversiones futuras. Es necesario crear un presupuesto que le ayude a planificar y priorizar sus gastos y a centrar su dinero en lo más importante.

Antes de hablar de las dificultades que presenta Excel en la planificación del presupuesto, es importante entender por qué muchas empresas todavía dependen de Microsoft Excel. He aquí alguna de las razones:

Excel es de fácil acceso

Todas las organizaciones, independientemente de su tamaño, disponen de Microsoft Excel. Es fácil incluir distintos miembros del equipo y personas interesadas en el proceso de elaboración del presupuesto sin necesidad de formaciones ni licencias adicionales.

Excel es bien conocido

Debido a la facilidad de acceso de Excel, la mayoría de usuarios están familiarizados con su interfaz. Puede que no sean expertos, pero saben cómo navegar con rapidez a través del programa. Por ello, los empleados no necesitan recibir una formación sobre cómo usar Excel.

¿Cuáles son los desafíos del uso de Excel para la elaboración de presupuestos?

Hay diversas razones por las que las empresas no deberían usar Excel. Estos son los principales desafíos:

  • Enorme dependencia del creador: las hojas de cálculo de Excel suelen depender de una única persona que creó el presupuesto y que lo actualiza cada año. La mayoría de desafíos con Excel se deben a que existe una falta de transferencia de conocimientos cuando la persona que creó la hoja de cálculo abandona la empresa.
  • Es necesario invertir mucho tiempo: modificar y corregir hojas de cálculo de Excel lleva consigo muchas horas de trabajo.
  • Los archivos grandes o vinculados son difíciles de gestionar y propensos a fallar, además de suelen estar llenos de errores: un punto crítico a la hora de usar Excel son los errores que se cuelan a través de archivos de datos y enlaces en distintos SharePoints o distintas fuentes. 
  • Un único usuario a la vez: es difícil conseguir que varios usuarios entren y analicen datos al mismo tiempo. El archivo es aún más propenso a errores cuando varios usuarios editan y acceden a los datos al mismo tiempo.
  • Seguridad de datos: es difícil controlar cómo se introducen, formatean, almacenan y aseguran los datos. También existen algunas dificultades en relación con las copias de seguridad.
  • Integración de sistema fuente: Excel no se puede conectar directamente y sin dificultades con los datos fuente de sistemas ERP (p. ej. SAGE, SAP, Xero, etc.). En la mayoría de los casos, los datos necesitan convertirse a un formato específico antes de que se puedan importar, causando así errores más errores.

Transforme su proceso de elaboración de presupuestos alejándose de Excel

Nuestra experiencia muestra que la transformación de su proceso de elaboración de presupuestos de Excel es clave para conseguir una planificación del presupuesto más eficiente y efectiva. Es evidente que Excel presenta algunos desafíos relacionados con errores humanos, la calidad y seguridad de datos y la eficiencia. Más abajo descubrirá las razones por las que un software de planificación del presupuesto es necesario para llevar a cabo su presupuesto y sus informes finacieros.

Ventaja 1: Proyecciones a largo plazo para una planificación del presupuesto eficiente

Un software de planificación del presupuesto como LucaNet puede ayudar en la gestión de gastos de una sociedad. El software proporciona una proyección a largo plazo de los estados financieros individuales. Así se pueden detectar potenciales problemas para ayudar a la compañía a adaptarse de antemano en consecuencia.

Un software de elaboración de presupuesto proporciona transparencia y hace que los directores y propietarios dispongan del apoyo necesario para promover e implementar reducciones de costes en sus áreas de responsabilidad.

Ventaja 2: Integración de datos de distintas fuentes

El uso de un software compatible con todas las fuentes de datos hace que no sea necesario convertir sus datos a un formato específico antes de importarlos. Podrá importar datos directamente desde la fuente, asegurando así unos datos completos, precisos y puntuales.

Ventaja 3: Minimización de errores

Mientras que Excel (la contabilidad manual) aumenta las posibilidades de que se den errores en el cálculo, un software financiero lleva a cabo todos los cálculos automáticamente.

Un software de elaboración de presupuestos hace que ya no tenga que depender de hojas de cálculo engorrosas y propensas a errores. Sus presupuestos siempre se encontrarán en una base de datos central, por lo que siempre podrá estar seguro de que los datos son correctos. 

Ventaja 4: Seguridad de datos según IDW PS 880

Un software de planificación del presupuesto como LucaNet está controlado, asegurado y protegido con contraseña. Esta función permite que los usuarios protejan la información confidencial para que el personal no autorizado no pueda acceder a ella. La mayoría de los software está basado en la nube con funciones de seguridad adicionales. Así, los datos no se ven afectados por riesgos tales como incendios, inundaciones y ataques cibernéticos.

Ventaja 5: Eficiencia, fiabilidad e información precisa

Un software de planificación del presupuesto hace más simple su proceso de elaboración de presupuestos y reduce el tiempo invertido en crear su presupuesto anual y previsiones periódicas, añadiendo al mismo tiempo más granularidad, seguridad y fiabilidad. Tan solo existe una única base de datos, por lo que todos los cambios hechos por los responsables del presupuesto fluyen a través del presupuesto completo, creando así versiones del presupuesto de forma fácil y rápida.

Resumen: Cómo transformar su planificación del presupuesto

No hay duda que el software de planificación del presupuesto está diseñado para simplificar y agilizar el proceso de elaboración de presupuestos. Ahorra mucho tiempo en comparación con Excel y las sociedades pueden usar las horas invertidas previamente en tareas manuales en actividades de mayor valor. Las sociedades también pueden ganar una ventaja competitiva al obtener una visión más profunda de sus datos y ser más ágiles, lo que les permite reaccionar a tendencias actuales o futuras en su negocio. La seguridad, el control, la confianza y la exactitud de los datos financieros mejoran de forma considerable al usar un software de planificación del presupuesto.

SOFTWARE DE PLANIFICACIÓN FINANCIERA

Atràs

Artículos relacionados