¿Es buena idea integrar sus procesos financieros? Por qué FPM (1/6)

Incluso para grandes sociedades, tener procesos financieros integrados sigue sin ser la norma. No importa si trabajas en una grande compañía con departamentos especializados en facturación, planificación y análisis financiero, control de participaciones, etc., o en un pequeño equipo en el que solo dos contables manejan todos los aspectos de los procesos financieros y el control financiero. En ambos casos, la consolidación es propensa a errores al estar moviendo hojas de cálculo de Excel de un escritorio a otro. 

Al usar software de Financial Performance Management (FPM), se simplifica la gestión de los procesos financieros. Pero, ¿cuáles son exactamente las ventajas de un software FPM? ¿Qué desafíos ayuda a superar?

En esta publicación destacaremos las cuatro razones principales por las que debería comenzar a integrar sus procesos financieros y explicaremos cómo su equipo puede ponerse manos a la obra. Esta publicación es el inicio de nuestra serie de blog ¿Por qué FPM?

Los desafíos de un proceso financiero desconectado

El proceso de cierre con el que todos estamos familiariados se desarrolla siempre de la misma manera. Todo comienza con una factura que se importa en un software de contabilidad, transfiriendo después esas facturas a un sistema de ERP, para después planear la lista de sumas y saldos y el libro mayor, crear informes a partir de estas cifras y finalmente intentar dar sentido a los datos financieros en la revisión por parte de la dirección. 

En esta fase, la ansiedad se apodera de la mayoría de equipos financieros. Los profesionales financieros tienen que responder preguntas como «¿de dónde ha salido esta cifra?», «¿cómo se compara con nuestro rendimiento del año pasado?», «¿cómo se explica la subida/bajada repentina en esta sección?». Esta es la parte en la que los equipos financieros pasan a ser el punto de atención y se ven pasando de archivo a archivo de Excel, intentando responder estas preguntas de la mejor manera posible.

En este paso es cuando la mayoría de departamentos financieros sufren las graves consecuencias de no haber integrado sus procesos financieros. Con múltiples sistemas ERP, distintas versiones de libros mayores e informes financieros inconsistentes, es difícil que las reuniones terminen a tiempo.

La calidad de la visión empresarial es directamente proporcional a los datos recibidos. De ahí que unos datos precisos y fiables sean primordiales para cualquier negocio. Esto es exactamente lo que las soluciones FPM pretenden resolver. A través de una eficiente integración de sistemas y procesos financieros, el software FPM supera la preparación de estados financieros individuales y le proporciona una plataforma para responder las difíciles preguntas de su equipo directivo.  

¿Cuáles son las ventajas de integrar sus procesos financieros?

1. Informes con total precisión

Cuando se trabaja manualmente, distintos empleados copian y pegan las cifras financieras entre distintos estados financieros individuales. Cada vez que los datos se transmiten, se da la posibilidad de que ocurran errores. Los desafíos se agravan cuando existen equipos trabajando desde distintos lugares. Sin embargo, con una buena integración de procesos, los departamentos financieros pueden asegurar que todos estén viendo y trabajando con las mismas cifras en tiempo real.

2. Planificación integral: del estado de pérdidas y ganancias al balance y el estado de flujo de efectivo

En un mundo ideal, las organizaciones planificarían sobre los tres estados financieros individuales: pérdidas y ganancias, balance y flujo de efectivo. Así podrían obtener una visión holística del proceso de planificación financiera a largo plazo de la sociedad. Sin embargo, nada más lejos de la realidad. La mayoría de sociedades se concentran en el estado de pérdidas y ganancias simplemente porque las cifras son más alcanzables a través de los datos exportados del ERP. Por desgracia, el balance y estado de flujo de efectivo se acaban descuidando. Como es de suponer, hemos visto empresas trabajando con enormes archivos de Excel con miles de plantillas para hacer que funcione, pero todos sabemos que Excel acabará de un momento a otro alcanzando su capacidad máxima.  

Afortunadamente, una integración entre estos tres estados es posible con soluciones FPM. Las soluciones FPM son capaces de asignar actividades relevantes no solo a las cuentas de libro mayor, sino también a las de libro menor, así como asignar los tipos de movimientos respectivos. Basándose en las transacciones, los tres estados financieros individuales pueden rellenarse de forma automática. La planificación pasa a ser tarea fácil para los departamentos financieros, puedes pasan a tener una transparencia integral de los datos financieros en los tres estados. Además, las referencias circulares y los enlaces perdidos dejan de ser un problema.

3. Datos más transparentes

Un sistema completamente integrado también le permitirá desglosar hasta el nivel de transacción y hacer que sus cifras tengan sentido. Al conectar su software FPM directamente con sus soluciones ERP, será capaz de extraer facturas a tiempo real siempre que lo necesite. Esto servirá de ayuda para responder las difíciles preguntas de los directivos como «¿de dónde ha salido esta cifra?», ya que podrá disponer de facturas detalladas como prueba. 

4. Informes finalizados a tiempo

Los beneficios de una integración financiera van más allá de una simple conexión entre sistemas. Una integración también significa pasar menos tiempo copiando y pegando datos de forma manual, por lo que se ahorra una cantidad de tiempo considerable. Si usted es contable de grupo, seguramente sepa lo tedioso que es esperar a que numerosas filiales presenten sus paquetes de informes y haya tenido que pasar horas y horas consolidando estos informes, encontrando muchísimos errores. Con una integración directa con el sistema ERP de las filiales podrá extraer información de forma autónoma siempre que la necesite. Diga adiós a los malabares con hojas de Excel y a las horas interminables de espera para que sus correos electrónicos sean respondidos.

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