Reconciliación intercompany: ¿por qué es un proceso tan complejo y cómo se puede optimizar?

José Ramón Fernández de la Cigoña Fraga, Simply Finance | 5 min. de lectura

El proceso de crecimiento de una empresa suele venir acompañado de la creación de nuevas sociedades que se constituyen para administrar nuevas líneas de negocio, desarrollar nuevas actividades o facilitar el proceso de expansión internacional de la compañía.

Durante este proceso de crecimiento, los gerentes, directores financieros (CFO), controllers y jefes de contabilidad juegan un papel clave, tanto en la organización, como en la planificación contable y fiscal de las diferentes empresas que se van constituyendo.

Sin embargo, los procesos de crecimiento suelen ser complejos para estos profesionales, ya que tienen que afrontar tareas de consolidación financiera y gestionar la contabilidad de diferentes delegaciones, en algunos casos con diferentes ERP. 

Es por ello, que estos profesionales necesitan optimizar los procesos contables de la matriz y sus filiales, para facilitar su cierre contable y financiero y poder obtener informes de calidad para la toma de decisiones.

En este sentido, cada vez son más las empresas que dedican más tiempo a la búsqueda de soluciones que les permitan eliminar las diferencias intercompany, ya que muchos directivos financieros consideran los problemas en el proceso de reconciliación intercompany como una barrera importante para su cierre contable y financiero

¿Por qué la reconciliación intercompany entre empresas es un proceso tan complejo?

Entre los procesos de mayor complejidad que tienen que abordar los directores financieros (CFO) de las grandes empresas se encuentra la reconciliación intercompany. Los principales motivos por los que estos procesos son tan complejos serian:

  • Deficiente automatización del proceso que requiere excesivas horas de trabajo. Los grupos que no han automatizado sus procesos de reconciliación intercompany suelen compartir sus balances en una base de datos común para analizar las posibles discrepancias. En caso de que existan, podemos encontrarnos con intercambios de archivos en Excel que requieren una gran cantidad de horas de trabajo.
  • El proceso está excesivamente centralizado. La reconciliación se realiza de forma excesivamente centralizada lo que puede ocasionar problema con las filiales.
  • Problemas de comunicación entre los contables corporativos y los regionales. Si el proceso esta centralizado, la comunicación entre los contables corporativos y los regionales tiene que ser muy fluida, y esto no siempre es así, ya que además de barreras idiomáticas, también puede haber barreras culturales.
  • Utilización de diferentes ERP en las filiales que dificultan el proceso. Algunos de los cuales pueden no ser adecuados para extraer datos de sus sistemas y capturar los detalles necesarios de las transacciones intercompany. El estudio de investigación " The Future of Financial Reporting (FSN, 2018)" resalta una gran frustración entre los equipos financieros sobre los problemas de extraer datos de los sistemas de origen.
  • Existen estructuras contables separadas. Si las diferentes empresas que componen el grupo no tienen una estructura contable común y unos procedimientos bien definidos para mantener esta estructura, surgirán problemas en la reconciliación intercompany.
  • Problemas para interpretar los datos. Aunque en una hoja de cálculo se pueden plasmar y analizar las diferencias intercompany, estas no se suelen explicar demasiado bien y falta trazabilidad para profundizar en su análisis.
  • Dispersión entre la matriz y las filiales en la forma de categorizar y etiquetar las transacciones. Si la empresa matriz categoriza y etiqueta sus transacciones de una manera y las empresas filiales lo hacen de manera diferente, el resultado será un lío de datos con el que sus equipos de contabilidad tendrán que lidiar, siendo los errores en sus estados financieros casi inevitables.
  • Problemas con los auditores. La deficiente trazabilidad derivada de la utilización de diferentes hojas de cálculo en el proceso de reconciliación intercompany dificulta el trabajo de los auditores.

¿Cómo se puede optimizar y facilitar el proceso de reconciliación intercompany?

Cada vez son más las empresas que buscan impulsar la sostenibilidad y el control en sus procesos corporativos, buscando la optimización de sus procesos contables y financieros. Entre estos procesos tiene especial importancia la reconciliación intercompany. Para su optimización se pueden realizar las siguientes acciones:

  • Automatizar el proceso de reconciliación intercompany. La automatización de este proceso mejora la productividad y trazabilidad, facilitando a su vez el trabajo de los auditores de cuentas de la compañía.
  • Pasar de un proceso centralizado a otro descentralizado. Al descentralizar el proceso se optimiza su eficiencia y se descarga de trabajo a los contables de la matriz.
  • Homogeneizar la estructura contable de todas las empresas del grupo. Si la estructura contable es homogénea, el proceso de reconciliación intercompany será mucho más eficiente y tendrá menos errores.
  • Cambiar el rol del equipo contable de la central hacia un papel de supervisión. Si el proceso contable de la reconciliación se automatiza y descentraliza el equipo contable de la matriz podrá centrarse en la supervisión del proceso.
  • Desarrollar políticas globales estandarizadas. La formalización de políticas para automatizar determinadas reglas acordadas entre la matriz y las filiales elimina la necesidad de que las contrapartes tengan que registrar y corregir transacciones intercompany. La definición de un proceso único para recopilar y distribuir datos transaccionales entre empresas reduce sustancialmente la problemática en la reconciliación interco.
  • Utilizar reglas de coincidencia. La utilización de reglas de coincidencia automatiza el proceso de reconciliación interco, al definir niveles de tolerancia e identificar excepciones automáticamente. Esto permite a los equipos de contabilidad centrarse en las discrepancias sin tener que certificar cada cuenta manualmente.
  • Facilitar la integración de datos de múltiples fuentes. Uno de los principales problemas para realizar la reconciliación intercompany es la utilización de diferentes ERP en las filiales. El uso de software financiero compatible con todas las fuentes de datos, elimina la necesidad de convertir los datos a un formato específico antes de importarlos. Esta integración, combinada con capacidades completas de emparejamiento, otorga seguridad y transparencia al proceso.
  • Definir flujos de trabajo claramente definidos. Los mensajes por correo electrónico solicitando aclaraciones sobre los motivos de las discrepancias entre empresas pueden convertirse en una gran carga para los equipos contables y financieros. Es por ello, que es conveniente definir flujos de trabajo claramente estructurados que garanticen que todos los pasos del proceso de reconciliación intercompany se completen en un orden lógico, sujeto a las aprobaciones y controles necesarios. El flujo de trabajo y los controles permiten a las organizaciones gestionar las discrepancias mediante procesos de aprobación, seguimiento y gestión de la resolución hasta la corrección, por lo que mejoran notablemente la comunicación dentro del grupo.
  • Mejorar la visibilidad y transparencia del proceso. Utiliza soluciones que te permitan monitorear en tiempo real el progreso de las conciliaciones interco en cualquier momento durante el mes. La capacidad de análisis y los paneles personalizables brindan visibilidad a los usuarios autorizados para realizar un seguimiento del estado y el progreso según los criterios seleccionados, por ejemplo, la empresa, la región o los hitos cercanos.
  • Compartir la responsabilidad del proceso con las filiales. Si se adopta un proceso de conciliación de igual a igual, para comunicarse y resolver diferencias directamente entre sí, se traslada la responsabilidad de hacer las cosas bien del equipo de finanzas de la central a las filiales que generan sus informes. De esta manera se puede aliviar la carga de trabajo en los equipos de finanzas de las centrales, facilitando que puedan pasar a desarrollar un papel de supervisión en el proceso de reconciliación intercompany.

Por lo tanto, un proceso de reconciliación descentralizado permite mejorar la eficiencia y ahorrar muchas horas de trabajo a los equipos contables. Sin embargo, a pesar de que muchos grupos consolidados podrían optimizar sus procesos de reconciliación intercompany, el miedo al cambio y a afrontar nuevos desafíos, impide a muchos directivos afrontar la decisión de realizar los cambios necesarios para mejorar sus procesos.

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