Reconciliación intercompany: desafíos y procesos de transformación

En una encuesta reciente realizada por BPM International, el 72% de las empresas que participaron señalaron que están dedicando un tiempo significativo a eliminar las diferencias intercompany, mientras que el 31% de los participantes de la encuesta identificó el proceso como una barrera importante para su cierre financiero. El trabajo con nuestros clientes nos enseñó que hoy en día las empresas tienden a ir más allá de la necesidad inicial de cumplir con la legislación vigente y se centran en cambio en impulsar la sostenibilidad y el control en sus procesos corporativos. Al mejorar la reconciliación intercompany, pueden poner orden fácilmente en la jungla de datos y lograr un cierre financiero más rápido.

En este artículo podrá informarse sobre qué hace que la reconciliación intercompany sea tan difícil y cómo puede transformar fácilmente el proceso.

¿Cuáles son los principales desafíos en el proceso de reconciliación intercompany?

Existen numerosas razones por las que la reconciliación intercompany es tan compleja. Estos son los principales desafíos que nos encontramos:

  • Software de control de gestión múltiple: las empresas filiales utilizan diferentes ERP, algunos de los cuales pueden no ser adecuados para capturar los detalles necesarios de las transacciones intercompany.
  • Existen estructuras contables separadas.
  • Podría haber diferencias de sincronización, si las filiales tienen diferentes fines de año.
  • La conciliación se realiza de forma centralizada, donde el equipo corporativo recopila los resultados consolidados. Por lo tanto, resolver las condiciones de desequilibrio conlleva un proceso repetitivo de ir y venir entre los contables corporativos y regionales para buscar aclaraciones, lo que resulta a su vez en un proceso de comunicación ineficiente.

Transformando la reconciliación intercompany en 4 pasos

Nuestra experiencia nos ha enseñado que transformar la conciliación interco es clave para lograr informes y análisis financieros más eficientes y rápidos. A continuación, la Figura 1 describe los 4 pasos clave necesarios para llevar a cabo esta transformación:

Imagen 1. Transformando la reconciliación intercompany

Paso 1: Desarrollar políticas globales estandarizadas

Las empresas dedican una gran cantidad de tiempo a acordar una amplia variedad de formas de presentación de informes. Si la empresa matriz categoriza y etiqueta sus transacciones de una manera y las empresas filiales lo hacen de manera diferente, el resultado será otro lío de datos con el que sus equipos de contabilidad tendrán que lidiar. Los errores en sus estados financieros son casi inevitables.

La formalización de políticas para automatizar posteriormente las reglas acordadas elimina la necesidad de que las contrapartes tengan que registrar y corregir transacciones interco. Tener un proceso único para recopilar y distribuir datos transaccionales entre empresas elimina cualquier problema sobre el valor de moneda, los importes de las transacciones y las implicaciones fiscales.

Las últimas tecnologías llevan esto un paso más allá mediante el uso de reglas de coincidencia para realizar la coincidencia entre empresas en función de los niveles de tolerancia e identificar excepciones automáticamente. Permite a los equipos de contabilidad centrarse en las discrepancias sin tener que certificar cada cuenta manualmente y, en su lugar, ver resúmenes de las diferencias entre entidades y profundizar en los detalles.

Paso 2: integración de datos de múltiples fuentes

El estudio de investigación " The Future of Financial Reporting (FSN, 2018)" resalta una gran frustración entre los equipos financieros sobre los problemas de extraer datos de los sistemas de origen. Una cuarta parte de los que respondieron a la encuesta se quejaron de que dedican demasiado tiempo a recopilar datos de múltiples fuentes.

El uso de software financiero compatible con todas las fuentes de datos elimina la necesidad de convertir sus datos a un formato específico antes de importarlos. La integración en vivo combinada con capacidades completas de emparejamiento le brinda la tranquilidad real de que sus conciliaciones interco son completas, precisas y puntuales.

Paso 3: Flujo de trabajo claramente definido

Ir y venir por correo electrónico con aclaraciones sobre los motivos de las discrepancias entre empresas a menudo puede convertirse en una gran carga para los equipos de finanzas. Por otro lado, el flujo de trabajo estructurado garantiza que todos los pasos del proceso de reconciliación intercompany se completen en un orden lógico, sujeto a las aprobaciones y controles necesarios.

El flujo de trabajo y los controles permiten a las organizaciones gestionar las discrepancias mediante procesos de aprobación, seguimiento y gestión de la resolución hasta la corrección, incluido el envío al personal oportuno para decidir qué entidad jurídica es responsable.

Paso 4: Mejorar la visibilidad

A pesar de la creciente complejidad en el mundo de los negocios, los enfoques tradicionales de la contabilidad intercompany hacen poco por eliminar el riesgo del proceso y proporcionan una visibilidad limitada, si es que la hay, sobre el estado de las conciliaciones interco.

Las soluciones que se han desarrollado gracias a la tecnología ofrecen la capacidad de monitorear en tiempo real el progreso de las conciliaciones interco en cualquier momento durante el mes. La capacidad de análisis y los paneles personalizables brindan visibilidad a los usuarios autorizados para realizar un seguimiento del estado y el progreso según los criterios seleccionados, por ejemplo, la empresa, la región o los hitos cercanos.

En resumen: cómo transformar la reconciliación intercompany

Está claro que las empresas podrían ahorrar tiempo si sus unidades de informes adoptaran un proceso de conciliación de igual a igual para comunicarse y resolver diferencias directamente entre sí, trasladando así la responsabilidad de hacer las cosas bien del equipo de finanzas central a las propias unidades de informes.

Aunque este parece el camino obvio a seguir, la investigación muestra que las organizaciones encuentran dicha transformación bastante desafiante y compleja, lo que resulta en que solo el 4% de las empresas alcancen el nivel de madurez líder del proceso de reconciliación de CI (Deloitte Development LLC 2017).

No obstante, las empresas en desarrollo deben tener en cuenta que al aplicar tecnología para la reconciliación intercompany puede conseguir cambios radicales en el proceso con poco esfuerzo y, potencialmente, lograr ganancias significativas en eficiencia. Estas ganancias no son todas de naturaleza financiera y pueden incluir aliviar la carga sobre la función de finanzas centrales y transformar su papel en el de supervisor en lugar de ejecutor del proceso de reconciliación intercompany.

Hasta aquí hemos resumido cómo un software FPM profesional puede ayudarlo a optimizar la conciliación entre empresas. Eche un vistazo a nuestra página de soluciones:

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