3 pasos para financieros para implementar un proyecto de Power BI con éxito

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Anteriormente, compartí acerca de cómo Microsoft Power BI puede ser una gran herramienta para automatizar el intercambio de la información financiera con los inversores de manera oportuna, y los beneficios de hacerlo.

En este artículo, voy a seguir con los pasos relevantes y las medidas de precaución fundamentales para comenzar un proyecto de Power BI.

Implementar un proyecto de Power BI puede ser complejo. Sin embargo, con el enfoque correcto, es un objetivo alcanzable para el equipo financiero, especialmente ahora: en respuesta a la pandemia de COVID-19, el gobierno de España ha ampliado recientemente sus iniciativas dirigidas a promover la digitalización en las empresas. No hay mejor momento para comenzar que ahora.

Esto es lo que necesita para comenzar a aprovechar las capacidades y comenzar con Microsoft Power BI:

1. Una meta clara con objetivos priorizados para implementar Power BI

Power BI es una herramienta extremadamente poderosa con infinitas posibilidades. Los CFO ambiciosos y los líderes financieros a menudo se sumergen en proyectos de business intelligence en un intento de analizar todo tipo de datos y automatizar todos los informes financieros posibles. Sin embargo, tratar de lograr demasiado y demasiado rápido conducirá a posibles riesgos.

Por lo tanto, la primera pregunta que todo líder financiero debe hacerse es:

¿Por qué me embarco en un proyecto de BI?

Es verdaderamente importante encontrar el propósito real de implementar Microsoft Power BI en su organización y los objetivos finales que desea alcanzar. Las herramientas de Business Intelligence pueden ser el tema candente en este momento, pero es importante comprender la importancia específica que BI tiene para su organización.

Sin un propósito y una visión clara para su proyecto de business intelligence, un enfoque ‘big bang’ que se centre solamente en el resultado de los informes va a requerir recursos y puede no ser lo suficientemente escalable para adaptarse a los posibles cambios en los requisitos de informes. Además, puede poner al equipo de proyecto en riesgo de fatiga por constantes cambios. Estas son consecuencias indeseables que podrían agotar aún más sus recursos y alargar su cronograma de implementación.

En lugar de esto, tenga en cuenta que 'menos es más'. Deben reformularse los objetivos para construir la base que allane el éxito de su propósito. En este caso, el objetivo debe ser un panorama general donde se puedan construir sub-objetivos escalables. Es importante mantener las cosas simples. Uno de esos objetivos podría ser construir una cultura basada en datos: priorizar el uso de datos para tomar decisiones.

¿Quiénes son los beneficiarios de un proyecto Power BI?

Es muy importante comprender quiénes serán los beneficiarios de su proyecto Microsoft Power BI. ¿En qué le ayudará la implementación de Power BI a sus necesidades? Intente mirar desde el punto de vista de la junta directiva y de las partes interesadas internas y externas para imaginar cómo se debe tratar la información financiera y pensar más allá de cómo se están procesando sus informes actualmente. De esta manera, podrá tener una visión más clara de cómo deberían ser sus paneles e informes de Power BI, lo que le permitirá construir y priorizar eficazmente los objetivos de su proyecto.

Al igual que cualquier otra iniciativa digital, necesitará un objetivo específico y de tiempo limitado para que las partes interesadas trabajen acorde a ello. El objetivo también debe ser medible, con indicadores clave para definir el éxito y la eficacia de los esfuerzos en curso. Este es el paso más importante al que necesitará dedicar más tiempo.

Una forma de comenzar es entrevistar a su equipo de finanzas para obtener una imagen completa. Su equipo estará en la mejor posición para retroalimentar sus limitaciones y requisitos actuales para trazar un plan viable, al ritmo de la curva de aprendizaje de su organización.

2. Evaluación del nivel de madurez de los datos: ¿está listo para la implementación de Power BI?

Otra pregunta que debe hacerse es: ¿estoy listo para comenzar un proyecto de Microsoft Power BI? Los directores financieros a menudo desean implementar Power BI, pero no tienen en cuenta cuáles son los requisitos previos que establecen los cimientos para su implementación. El corazón de Power BI se encuentra en los datos y, como dice el conocido término "basura que entra, basura que sale" – garbage in, garbage out -. Asegurarse de que se introduzcan datos de buena calidad es fundamental.

Aquí hay algunas preguntas clave para reflexionar:

  1. ¿Mi empresa y sus datos están listos para implementar Power BI?
  2. ¿Nuestra organización se compromete a llevar a cabo un proceso formal para garantizar que los datos sean precisos, estandarizados, completos y actualizados?
  3. ¿Tenemos todo lo que se necesita para implementar Power BI?
  4. ¿Cuáles son las condiciones necesarias para ayudar a mi equipo a realizar una transición satisfactoria?

Comience por involucrarse y especializarse para revisar sus procesos financieros existentes. Si se organiza internamente, asegúrese de que la persona o equipo seleccionado tenga la autoridad suficiente para conducir la evaluación del proceso. En base a nuestra experiencia, el éxito de un proyecto a menudo depende en gran medida del compromiso de la dirección del proyecto. Esto se aplica de igual manera si contrata a un experto externo.

nivel de madurez de datos

Figura 1: Nivel de madurez de datos y valor estratégico

Luego, asegúrese de tener una fuente única centralizada de almacenamiento de datos. Por supuesto, dichos almacenes de datos pueden llenarse desde varias fuentes, pero deben seguir una estructura establecida centralmente. Tal proceso de centralización de múltiples fuentes de datos en un almacén se conoce comúnmente como ETL (Extraer, Transformar y Cargar).

Es hora de evaluar en qué nivel de la curva se encuentra. De acuerdo con nuestra guía de evaluación anterior y dado que está leyendo este artículo, estaría en el nivel de Conciencia. El resultado es inculcar una cultura basada en datos para aprovechar de forma completa Power BI.

3. Cuente con los expertos adecuados para gestionar su proyecto Power BI

Después de considerar sus objetivos y el nivel de madurez de los datos de la empresa, el siguiente paso es implementar su solución.

Para implementar Microsoft Power BI, puede considerar aprovechar la experiencia externa, la cual suele venir equipada con conjuntos de habilidades relevantes y puede proporcionar una perspectiva nueva y fresca a medida que conocen el modelo operativo de su organización desde una visión de terceros. Puede aprovechar sus experiencias con proyectos similares y obtener ideas que tienden a ser más objetivas.

Los expertos pueden ayudarlo a rediseñar sus procesos, centralizar sus fuentes de datos, implementar una plataforma para evaluar conjuntos de datos, dar forma y modelar sus datos. Pueden proporcionar una solución sólida y bien diseñada que considera no solo los datos, sino también los procesos de extremo a extremo fuera de la herramienta de BI.

Encontrar expertos en Power BI en su empresa

También tenga en cuenta el desarrollo de experiencia a nivel interno para aprovechar al máximo las herramientas de business intelligence. El objetivo es que el personal disponga del conjunto de habilidades adecuado para automatizar nuevos informes de la misma fuente de datos. Somos afortunados por encontrarnos en un mundo altamente digitalizado donde hay múltiples plataformas disponibles para adquirir habilidades básicas de Power BI.

Al involucrar a expertos externos, es importante también elaborar un plan de capacitación personalizado. Esto ayudará a lograr su objetivo a un ritmo más rápido y garantizará un éxito duradero.

Resumen: por qué su empresa debería implementar Power BI

La implementación de Microsoft Power BI no es una tarea insuperable. Con los pasos definidos para establecer objetivos, garantizar la madurez de los datos y atraer recursos expertos, podrá obtener los beneficios de un proyecto Power BI implementado con éxito. Las visualizaciones disponibles le ayudarán a usted y a su equipo a obtener mejores ideas más rápido.

Según un informe de ACCA, el 76% de los líderes financieros creen que el big data tendrá un impacto en las empresas en el próximo horizonte quinquenal. "Su promesa y sus dificultades están ganando cada vez más atención en las empresas de todo el mundo, a medida que los líderes empresariales aceptan los riesgos y las oportunidades que significarán para ellos". (ACCA) No hay mejor momento para comenzar que ahora.

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