Es más importante que nunca digitalizar la contabilidad. Aquí el por qué.

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Vengo de una familia de contables. Tanto mi padre como mi hermana son contables, especialmente mi padre, que lo ha sido desde su graduación. Cuando era niño, siempre quise seguir los pasos de mi padre, lo que me llevó a obtener un grado en Contabilidad. Como la mayoría de los graduados en contabilidad, conseguí mi primer trabajo en una de las Big Four: KPMG.

Como Audit Associate, me sumergí en este papel de cabeza. Disfruté de la cultura laboral vibrante que vino con colegas y compañeros de equipo. Saboreé las oportunidades de estar expuesto a varias empresas e industrias al obtener una comprensión profunda de la forma en que operan a través de los procedimientos de auditoría que realizamos.

Finalmente, crecí profesionalmente a través de los diversos compromisos que me llevaron por el sudeste asiático y a la exposición a diferentes grandes y pequeñas empresas y culturas laborales en la región.

Todavía lejos de la contabilidad digital

Sin embargo, después de los primeros años de unirme a la firma, me di cuenta de que lo que mi padre había descrito sobre contabilidad "en ese entonces" todavía se aplicaba en gran medida al trabajo que mis clientes y yo estábamos haciendo:

  • constante falta de tiempo
  • período pico en la entrega de informes
  • dificultades para garantizar la precisión al vincular informes y declaraciones financieras

En ese momento de mi carrera, si comparásemos el estado actual y pasado de otros departamentos, era dolorosamente obvio que otros departamentos estaban muy por delante de la curva con respecto a mantenerse al día con la tecnología.

Comparación con transformaciones digitales en otros puestos

Piense en el Marketing, por ejemplo. Los responsables de marketing solían participar en feroces batallas para asegurarse los primeros lugares en los periódicos y revistas impresos. Pero en el mundo de hoy, una proporción cada vez mayor de esfuerzos de marketing se ha vuelto digital.

O tome Recursos Humanos como otro ejemplo. Puedo recordar vagamente los sobres confidenciales que solíamos recibir al final de cada mes. Hoy, recibimos notificaciones digitales y podemos ver nuestros saldos bancarios en tiempo real a través de aplicaciones móviles.

No me haga empezar a nombrar profesiones que ni siquiera existían hace 30 años, como los desarrolladores de aplicaciones móviles, analistas de datos o administradores de redes sociales.

En el marco de la contabilidad y del software de contabilidad, una de las mayores revoluciones digitales en los últimos 30 años fue la introducción y adopción de sistemas ERP.

Los sistemas ERP han ayudado a reducir significativamente el tiempo y el esfuerzo requeridos en el proceso de contabilidad de los contables. Pero ¿ha sido ese el único cambio significativo que ha sucedido en la industria contable durante los últimos 30 años?

El peligro de no digitalizar la contabilidad

No hace falta decir que el mundo en el que vivimos hoy es muy diferente al de hace 30 años.

Las empresas ahora tienen un acceso más fácil a la internacionalización. Las empresas también están produciendo muchos más datos que están fácilmente disponibles para su análisis. Los estándares de contabilidad cambian constantemente para mantenerse al día con la forma en que opera la economía global de hoy.

Y con la reciente pandemia de Covid-19, la presión está en los contables, para proporcionar datos rápidos y confiables para guiar las decisiones comerciales.

Cambios como estos, solo por nombrar algunos, no están facilitando la vida de contables y profesionales de finanzas.

Un estudio realizado por CIMA Global muestra que los contables y los profesionales de finanzas están gastando más de la mitad (64%) de su tiempo en recopilar información financiera y analizarla para obtener información, y solo un tercio (36%) de su tiempo para comunicar estas ideas para influir en las decisiones comerciales y guiar las acciones corporativas que finalmente crean valor para sus empresas.

Dada la velocidad a la que evoluciona la economía global, es simplemente insuficiente para los profesionales de contabilidad y finanzas mantener el status quo. La información financiera que lleva un día entero para prepararse es simplemente un día demasiado tarde.

Contratar más contables no resolverá la causa raíz

Para muchas compañías tradicionales que luchan por administrar, desarrollar y ofrecer información significativa y oportuna basada en una gran cantidad de datos, su medida más intuitiva para combatir las crecientes demandas de contables y profesionales de finanzas es contratar más contables. Pero ¿este método realmente ayuda a reducir los cuellos de botella en sus procesos financieros?

En pocas palabras, ¡no!

A menudo, con personal adicional, las empresas aún enfrentan el mismo problema, como la necesidad de tener una plataforma centralizada para administrar la integridad y precisión de sus diversas fuentes de datos.

Este problema se exacerba aún más cuando el número de hojas de cálculo que se mezclan se multiplica junto con las crecientes demandas de su organización.

"Introducir personal adicional en tal problema es como agregar un corredor adicional en una carrera de relevos".

Consideraciones como la eficiencia con la que su equipo trabaja en conjunto, cómo los individuos construyen y crecen sobre las fortalezas y debilidades de los demás.

Y lo más importante, ¿cómo gestiona USTED este equipo completo? Por lo tanto, contratar a más personas puede funcionar a corto plazo, pero puede que no sea la solución más elegante que está buscando como líder.

La contabilidad digital es la clave del éxito

Las empresas están adoptando la automatización robótica de procesos (RPA) para automatizar tareas repetitivas, que es mejor dejar a un ordenador. Al mismo tiempo, las empresas también están adoptando tecnología que puede integrar y transformar datos sin problemas, eliminando así la carga manual de procesamiento de datos.

En otro espectro, las compañías también están adoptando transmisiones en tiempo real de sus datos e información financiera, al mismo tiempo que incorporan análisis predictivos, eliminando por tanto el concepto de que los informes financieros son solo un ejercicio retrospectivo.

Los desafíos pueden convertirse en oportunidades de crecimiento si una empresa aprovecha el conjunto adecuado de tecnología para potenciar su trabajo.

Según mis experiencias trabajando en el sector contable y con una amplia gama de equipos financieros, hay un elemento clave que separa a las organizaciones de primer nivel de sus pares.

El elemento clave se reduce a su capacidad para aprovechar y analizar datos.

Adoptar la tecnología para eliminar los ‘pain points’

Cuando las empresas pueden cambiar las cosas y dedicar más tiempo a analizar los datos en lugar de concentrarlos, estarán a varios pasos de distancia de entre sus pares.

Tome como ejemplo a uno de mis clientes, una empresa manufacturera internacional que cotiza en su país de origen. Debido al tamaño y al alcance geográfico de su negocio, solía tomarles 25 días para el cierre de su proceso financiero. Como se mencionó anteriormente, esa es información y datos financieros que van con 25 días de retraso.

Entonces fue suficiente, y en lugar de contar con personal adicional en un intento de reducir el tiempo y el esfuerzo dedicado al cierre financiero, decidieron invertir en tecnología. Tecnología que reemplazó tareas tediosas y engorrosas, como la validación de datos, la reconciliación entre empresas y los informes de grupo.

A través de esta iniciativa, pudieron reducir el tiempo necesario para su proceso de cierre financiero en un 70%, a 8 días. Dejando tiempo libre, mejor dedicado para análisis en profundidad y planificación estratégica.

Este es solo uno de los muchos ejemplos exitosos de cómo empresas adoptaron la tecnología y modernizaron el sector contable y los procesos financieros.

De la contabilidad manual a la contabilidad digital

Realmente creo que, con la gran cantidad de soluciones en el mercado en este momento, cada departamento de finanzas se encuentra en el momento perfecto del progreso tecnológico para transformarse de un centro de costes a un centro de valor.

Y esto es lo que diferenciará a los líderes financieros de hoy de los líderes financieros de ayer. Es 2020, y es hora de arreglar lo que está roto (además de las fórmulas de Excel).

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